【2023年最新】ナレッジマネジメントツールおすすめ20選｜導入のメリット、選び方も解説

最終更新日:2024/01/23

働き方の多様化やコロナ禍の影響を受けて、ナレッジマネジメントの重要性が高まっています。効果的なナレッジマネジメントにはツールの活用が不可欠ですが、さまざまな種類や機能の中から自社に最適なものを選ぶことが重要です。

本記事では、ナレッジマネジメントツールの種類や導入によるメリット、選び方のコツについて解説するとともに、タイプ別のおすすめツールを紹介します。社内ナレッジを共有できる仕組みを整え、業務効率化や組織力の向上につなげるために、ぜひご参照ください。

ナレッジマネジメントツールとは？

ナレッジマネジメント（Knowledge Management）とは、社員の知識や情報を社内で効率的に共有し、企業経営に役立てる手法のことです。

ナレッジマネジメントについて詳しくは下記記事をご参照ください。

ナレッジマネジメントとは？注目される理由や導入のポイントを解説

ナレッジマネジメントを補助するのが、ナレッジマネジメントツールです。専用ツールを使って情報収集の自動化や分類・分析へのAI（人工知能）組み込みを行い、ナレッジマネジメントをより高精度化させることが可能です。

ナレッジマネジメントツールは、大きく5つの種類に分けられます。それぞれの特徴について詳しく解説します。

1. グループウェア

グループウェアは、社内の情報共有を円滑に行うためのツールです。スケジュール管理やファイル管理、Todoリスト共有など多彩な機能があり、工程管理や進捗管理のためのデータ共有に役立ちます。

また、チャットやメッセージ機能などもあり、組織内のコミュニケーションや意思疎通目的でも活用できます。社内SNSよりもビジネスや業務管理に特化した情報共有に向いています。

2. データマイニングツール

データマイニングツールとは、統計やAIなどを用いて膨大なデータの分析・情報抽出を行うためのツールです。企業や個人に蓄積されている情報から、必要な情報だけを効率よく洗い出し、経営戦略や営業支援に役立てることができます。

データマイニングツールを活用することで、情報の分析や抽出が迅速になるため、効果的な情報を発見できる場合もあるでしょう。

データマイニングの詳細は、下記記事で解説しています。

AIを使ってデータ分析を行う「データマイニング」の手法とは？

3. 検索システム（エンタープライズサーチ）

エンタープライズサーチは、企業内に散在しているデータや資料を横断検索できるシステムです。企業内のデジタルデータを一括で検索できるため、保管場所がわからないデータも瞬時に見つけることができます。

他部署のファイルサーバやクラウドストレージも含めて検索したい場合などに有用です。ツールの中には、キーワード保管機能や付随情報の表示といった機能が使えるものもあります。

4. CRM

CRM（顧客関係管理）ツールとは、顧客情報を一元管理できる顧客管理ツールです。顧客の情報からニーズを分析することで、販売戦略の立案や生産性向上に役立ちます。

また、契約実績や対応履歴をナレッジとして共有すれば、顧客とのやり取りや問い合わせ業務の効率化にもつながります。

5. ヘルプデスク（FAQ）

ヘルプデスク（FAQ）は、社内のよくある質問と回答をデータベースにまとめ、検索・管理できるツールです。社内業務に関するナレッジや資料、トラブル対応、クライアントからの問い合わせなどをデータベース化し、必要なタイミングですぐ確認できるよう整備できます。

問い合わせ業務や課題対応の負担が軽減され、担当者や部署の業務効率化につながります。また、新入社員の教育やナレッジ共有の促進にも効果的です。

ナレッジマネジメントツールを導入するメリット

ナレッジマネジメントツールを導入し、社内での情報共有が促進されることで多くのメリットが期待できます。ここでは、ナレッジマネジメントツールの導入によって得られる5つのメリットについて説明します。

業績向上へ貢献

社内のノウハウや情報共有が促され、業務効率化が進むことで企業全体としてのレベルの底上げが実現します。社内には多くの業務があり、膨大なデータ量の中から目的のデータを見つけることは大変です。

情報整理や検索の仕組みが構築されていないと、ナレッジは有効活用されなくなってしまうでしょう。ExcelやGoogleスプレッドシートなどでも手軽に知識の蓄積が行なえますが、全文検索や横断検索などを備えた専用ツールを用いることで、業務ノウハウの蓄積と活用の促進につながります。

業務効率化

ナレッジマネジメントツールは、社内全体の業務効率化を後押しします。共有を促す仕組みを運用することで、他の部署で成果が出たノウハウをすぐに共有でき、組織レベルでの業績向上につながります。

社内マニュアルや業務フローをデータとして蓄積しておけば、他の社員もデータをチェックすることで業務に取り入れられ、業務改善や効率化も進みます。

属人化の防止

ナレッジマネジメントにより、業務の属人化の解消につながります。担当者しかわからない作業内容や、いわゆる暗黙知と呼ばれるベテランだけが持つスキルを伝承するためには、他人に共有できる形式知の状態にする必要があります。

ツールを使って情報を言語化し、蓄積・共有しやすいよう整備すれば、情報がブラックボックス化して見えづらくなることを防止できます。よって、品質管理や担当者不在時のトラブル削減や、属人化による不正の慢性化といったリスクの軽減につながります。

人材育成の効率化

属人化の防止に加えて、ベテランのスキルの継承がスムーズになり、人材育成の効率化も期待できます。熟練スキルを持つ社員が退職する際に、ナレッジを蓄積・共有できる仕組みをツールで構築しておけば、より簡単に若手社員へスキル継承を行えます。

また、社員教育の工数削減や急な休職や退職への対策につながります。新入社員や部署異動時のルールも共有しやすくなり、業務内容の引き継ぎの簡略化が可能です。

社内対応コストの削減

ナレッジマネジメントツールを活用することで、社内で発生する問い合わせ対応や課題解消といった対応を削減できます。社内Wikiやヘルプデスク（FAQ）ツールを導入することで、人件費などのコスト削減にもつながります。

社員が疑問に思ったことを自ら検索し、自己解決できる環境が確立されるため、テレワークの対応もスムーズになります。

ナレッジマネジメントツールの選び方のポイント3つ

ナレッジマネジメントツールを導入することで、多くのメリットを得るためには、自社に適したツールを取り入れる必要があります。ここでは、ナレッジマネジメントツール選びにおける3つのポイントについて説明します。

1. 使いやすさ・操作性

ナレッジマネジメントツールの導入前には、社員に使いやすさや操作性を確認してもらいましょう。ITリテラシーの低い社員でも使いこなせるツールでなければ運用が定着せず、情報やナレッジの共有という目的を果たせないと考えられます。

画面表示の見やすさや操作方法など、実際に利用する人の目線に立って考えることが大切です。無料トライアル版やデモツールを利用することで、スムーズな導入と運用につながります。

2. セキュリティ対策

ナレッジマネジメントツールは、社内の多岐にわたる情報を扱うため、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。ツール内には、業務ノウハウや社内ルール、マニュアルなどに加えて、顧客情報といった機密性の高い情報を蓄積します。

そのため、セキュリティ対策が万全でなければ、情報漏えいのリスクも高まってしまいます。データセンターの信頼性やサーバ監視体制など安全対策についてチェックすることをおすすめします。

また、生成AI搭載ツールなどの場合、AIが社内の秘匿情報を学習データとして収集するため、外部に情報提供しないかどうかも確認しておくと安心です。

3. スモールスタートへの対応

ナレッジマネジメントツールに限らず、新しいシステムを導入する際にはスモールスタートを意識しましょう。ルールや体制を変更する場合、いきなり全社レベルで実践すると、不具合やトラブルが起きた際に混乱が大きくなり、日常業務に支障が出る恐れがあります。

一部の部署やチームで運用しながら、徐々に導入範囲を広げていくとスムーズでしょう。また、初期設定の代行や拡張機能の導入に対し、手厚いサポート体制を提供しているものも有用です。

おすすめのナレッジマネジメントツール20選

ここからは、2023年最新のおすすめのナレッジマネジメントツールを厳選してご紹介します。各サービスの特徴や価格などの情報をまとめていますので、自社に導入する製品を比較検討する際にお役立て下さい。

【グループウェア】ログミーツ powered by GPT-¾

ログミーツ powered by GPT-¾は、AI知識不要で使える議事録作成・要約ツールです。直感的な操作にこだわっており、ITが苦手な人でもワンボタンで利用できます。

GPT3.5やGPT4を統合することで、より高精度な文字起こしや要約、翻訳などの処理が可能です。専用のモバイル端末とWindowsアプリの組み合わせにより、対面会議とWeb会議いずれでも効率的な対応を実現しています。

【サービスのポイント】
・Point1：AIの知識ゼロでも簡単に使える
・Point2：専用携帯端末で30人規模の会議でもスムーズな対応が可能
・Point3：ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど幅広いWeb会議ソフトに対応

【価格】
・利用料金：月額10万円～
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：あり

ログミーツ powered by GPT-¾

【グループウェア】AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は、会議内容をリアルタイムで文字起こしできる議事録作成サービスです。日本でも最高レベルと言われるAI技術を搭載しており、会議中の音声の聞き取りからテキスト化、修正・変換まで自動で行います。

音声ファイルや動画ファイルから議事録を作成することも可能です。専門用語や固有名詞をあらかじめ登録しておけば、さらに認識精度を高められます。

【サービスのポイント】
・Point1：AIが音声を即座に文字起こしし、前後の文脈から修正・変換
・Point2：複数の参加者による同時編集にも対応
・Point3：議事録を加筆修正して整理できるブックマーク機能も

【価格】
・利用料金：個人利用980円/月〜（法人利用は要問合せ）
・初期費用：無料
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

AI議事録取れる君

【検索システム】QuickSolution(クイックソリューション)

住友電工情報システムが提供するQuickSolution（クイックソリューション）は、AI搭載のエンタープライズサーチシステムです。自然言語処理AIによる高速かつセキュアな全文検索に強みがあり、表記揺れにも強いため、検索作業の効率化が実現します。

PDFファイルやWebサイト、Microsoft 365、Googleドライブなど、社内外のオンプレミスやクラウドに散在する情報を横断的に検索します。また、スキャン画像や写真の文字を認識できる画像OCR機能やチャットボットなどの機能も搭載しています。

【サービスのポイント】
・Point1：部門利用から数100TB規模まで対応
・Point2：AIによる高速セキュア検索が可能、類似文書集約表示にも対応
・Point3：特別な教育不要で簡単導入

【価格】
・利用料金：初期費用の20％
・初期費用：250万円～
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

QuickSolution

【検索システム】Neuron ES(ニューロン)

Neuron ES（ニューロン）は、企業内の情報・資料を高速かつ横断的に一括検索できる検索システムです。認証システムと連携し、セキュリティを担保しているため、大容量の文書データも安全に検索できます。

また、インテリジェント検索機能を使えば、直感的に欲しい情報を絞り込むことが可能です。全ページのサムネイル表示やマウスオーバーによる拡大表示など便利な機能が揃っています。

【サービスのポイント】
・Point1：大規模・大容量でも高速かつ安定的な稼働を実現
・Point2：類似文書自動判定やOCR機能が高速検索をサポート
・Point3：SDK（プラグインアーキテクチャー）提供で他システムとの連携もスムーズ

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

Neuron ES

【検索システム】Click Navi

Click Naviは、住友電工情報システム株式会社が提供するAI搭載検索システムです。検索文の入力が不要で、特定のキーワードや保管場所といった検索条件の指定だけでドキュメントを探せます。

シンプルなUI設計で、IT知識がなくてもクリックやタップだけで検索が完了します。

【サービスのポイント】
・Point1：文字入力が不要、クリックで検索条件を指定するだけで探せる
・Point2：シンプルなインタフェースでパソコンに不慣れでも簡単に操作可能
・Point3：専用ビューワのハイライト表示で作業時間を短縮

【価格】
・利用料金：初期費用の20％
・初期費用：250万円～
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

Click Navi

【検索システム】ZETA SEARCH

ZETA SEARCHは、AIによる自動最適化と高速処理能力に強みを持つ検索システムです。表記揺れ対策やサイト内トレンドのリアルタイム反映、優先要素による検索結果の並び替えなどにより、高精度な検索を実現しています。

大規模データの高負荷にも耐えられるようチューニングを行い、データ処理の高速化によってスピーディな検索が可能です。

【サービスのポイント】
・Point1：圧倒的な高速性でサイト内検索のスピードを向上
・Point2：全角・半角などの表記揺れにも配慮
・Point3：経験豊富なエンジニアによる運用サポートあり

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：要問合せ

ZETA SEARCH

【検索システム】AIカタログ

AIカタログは、人工知能を搭載した情報共有ツールです。カタログや業務マニュアルの内容をAIに学習させておき、チャットボットの会話を通して的確な箇所を検索することができます。

ページやキーワードの文字入力だけでなく、写真による画像検索にも対応。印刷物をデータ保存できるため、ペーパーレスにもつながります。

【サービスのポイント】
・Point1：LINEのようなインターフェースで気軽に使える
・Point2：コールセンターの業務負担や人件費を削減
・Point3：ペーパーレスの促進にも役立つ

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：要問合せ

AIカタログ

【検索システム】LOOGUE deepdoc

LOOGUE deepdocは、検索結果に付いたコメントや行動データを用いた新しいタイプの検索システムです。ドキュメントの検索結果に対するコメントや評価、ログなどの行動データをAIが学習・解析し、情報の検索性を向上しています。

また、サムネイル表示やプレビュー機能、レコメンド表示などにより、効率的な情報収集や情報共有をサポートしています。

【サービスのポイント】
・Point1：ドキュメントの付加価値を使った検索が可能
・Point2：専門用語や業界用語をAIが事前に学習
・Point3：全文検索の他、パラグラフ単位に分解して解析できる

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：なし
・無料トライアル：要問合せ

LOOGUE deepdoc

【CRM】Service Cloud-ナレッジマネジメント

Service Cloud-ナレッジマネジメントは、Salesforceが提供するCRMシステムです。顧客の応対履歴やメッセージ履歴などの情報を集約し一元管理することで、コールセンター業務や問い合わせ業務の負担軽減に貢献します。

リーズナブルな料金プランも用意されており、コストを抑えてツールを導入したい場合にもおすすめです。

【サービスのポイント】
・Point1：電話やメール、チャットなどあらゆるチャネルの問い合せを一元管理
・Point2：お客様とのやり取りをAIがパーソナライズし自己解決を支援
・Point3：FAQコンテンツやチャットボットの有効活用に

【価格】
・利用料金：月額3,300円〜（参考料金）
・初期費用：無料（参考料金）
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

Service Cloud-ナレッジマネジメント

【FAQ】AIナレッジマネジメントシステム「SmartKMS」

AIナレッジマネジメントシステム SmartKMSは、組織の持つ有益な情報・知識（ナレッジ）を一元管理するナレッジマネジメントシステムです。

AIを活用して情報の重みづけ、関連度計算を行うことで、ワンランク上の検索性を実現します。

【サービスのポイント】
・Point1：ひらめきや発見を促すプッシュ型の検索性
・Point2：ドキュメント間の関連度を自動で計算し、内容の関連性を数値化
・Point3：AI-OCR連携で紙文書をデータ化・活用

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

AIナレッジマネジメントシステム「SmartKMS」

【FAQ】シゴラクAI

シゴラクAIは、ChatGPTを搭載した業務効率化ツールです。豊富なプロンプトテンプレートに加えて、業務に合わせた独自のプロンプトも作成、共有でき、生成AIによる業務効率化を後押しします。

また、機密情報や重要データの漏えいリスクを回避しており、ChatGPTの導入にあたって懸念点となりうるセキュリティの課題もクリアしています。

【サービスのポイント】
・Point1：豊富なプロンプトテンプレートで生成AI活用を支援
・Point2：機密情報や重要なデータの漏えい対策も万全
・Point3：新規事業のブレストやアイデア出しにも役立つ

【価格】
・利用料金：1ユーザーあたり月額1,000円〜
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：要問合せ

シゴラクAI

【FAQ】社内GPT

社内GPTは、社内でのSlack活用を促進するボット設定代行サービスです。ChatGPTを好きなチャンネルに招待し、「@ChatGPT」でメンションすることで、チームの一員のように会話を返してくれます。

Slackから移行することなくChatGPTを活用でき、コミュニケーションの活性化や情報共有の促進につながります。

【サービスのポイント】
・Point1：チームメンバーとしてSlack内でChatGPTと会話ができる
・Point2：ChatGPTの結果は効率的に共有可
・Point3：法人1カウントの登録のみの支払い

【価格】
・利用料金：無料
・初期費用：20万円
・無料プラン：なし
・無料トライアル：なし

社内GPT

【FAQ】commubo(コミュボ)

commubo（コミュボ）は、自社開発の会話AIエンジンを搭載したボイスボットシステムです。優しい音声と安定した速度性能で、カスタマーサポート対応や業務アシスタント、社内問い合わせ対応などのシーンで活用できます。

聞き取れなかった場合に、質問の仕方を変えるなどのバリエーションもあり、複雑な会話への柔軟対応も実現しています。

【サービスのポイント】
・Point1：お客様に寄り添う姿勢で自動音声応対
・Point2：7つの声のタイプからシーンに応じて選択
・Point3：充実のWebマニュアルやシナリオ作成チュートリアルで簡単導入

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：あり

commubo（コミュボ）

【FAQ】Zendesk(ゼンデスク)

Zendesk（ゼンデスク）は、クラウドベースのカスタマーサービスプラットフォームです。あらゆるチャネルの情報を一元管理でき、パーソナライズされた応対体験を提供しています。

コンテンツ編集やデザインの変更も簡単に行えるため、顧客とサポート担当者双方が見やすいFAQやナレッジベースを簡単に構築可能です。

【サービスのポイント】
・Point1：Webやメール、電話、SNSなどあらゆるチャネルの問い合わせを一元管理
・Point2：AI搭載型ボット搭載で、コードを書かずにシナリオ作成
・Point3：世界10万社以上で利用実績あり

【価格】
・利用料金：月額約2,800円〜※ユーザー課金
・初期費用：なし
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

Zendesk

【FAQ】LOOGUE FAQ(ローグ)

LOOGUE FAQ（ローグ）は、簡単な設定とシンプルな操作性が特徴のAIチャットボットサービスです。類似質問や特定時期に集中する質問への対応などにより、社内問い合わせ業務の効率化につながります。

テキストだけではなく画像や動画などさまざまな形式で表示でき、ユーザーの理解と満足度の向上をサポートします。

【サービスのポイント】
・Point1：質問と回答の2つのデータのみでチャットボット運用が可能
・Point2：AIによる分析・学習で、関連キーワードを自動で認識・提案
・Point3：Microsoft TeamsやChatwork、LINE WORKSなどとスムーズな連携

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：要問合せ

LOOGUE FAQ

【FAQ】OfficeBot powered by ChatGPT API.

OfficeBot powered by ChatGPT API.は、組織の情報を有効活用できる企業専用のChatGPT搭載チャットボットです。FAQや各種資料、問い合わせ履歴など整理、構造化されていないデータ内を検索し、必要な情報を効率的に見つけます。

少ないFAQでミニマムスタートして、育てながら運用体制を整えることもできるため、ナレッジ育成に役立ちます。

【サービスのポイント】
・Point1：構造化されていないデータから情報をスピーディかつ具体的に提示
・Point2：関連性の高い情報をもとにわかりやすく説明可能
・Point3：自社の業務知識に基づく文章生成能力でアイデア創出にも役立つ

【価格】
・利用料金：プレミアムプラン月額15万円
・初期費用：プレミアムプラン初期費用 35万円
・無料プラン：なし
・無料トライアル：あり

OfficeBot powered by ChatGPT API.

【FAQ】ふれあいコンシェルジュ

ふれあいコンシェルジュは、シンプルなユーザーインターフェースのFAQツールです。仕事のプロセスや社内ルール、ベテラン社員の知見・技術などをナレッジとして登録し、社内で効率的に共有できます。

CSV形式のQAデータのみで導入でき、運用中も伴走サポートがあるので安心です。

【サービスのポイント】
・Point1：FAQ登録アシスタント機能でスピーディに運用開始
・Point2：頻度の高い質問と回答を登録し、コミュニケーションコスト削減を支援
・Point3：簡単UI設計とエンジニアサポートによりスムーズな導入が可能

【価格】
・利用料金：月額18万円～（税抜）
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：なし
・無料トライアル：要問合せ

ふれあいコンシェルジュ

【データマイニング】データサイエンス実践支援

データサイエンス実践支援は、社内の人材発掘やプロジェクト推進を支援するサービスです。コンペティション研修の実施を通して、自社のデータサイエンティストのレベルアップや人材不足の解消につながります。

実作業での稼働や、成果物レビューのみといった部分的な支援も可能です。

【サービスのポイント】
・Point1：コンペ形態研修によりアクションに直結する支援を提供
・Point2：社内公募で人材発掘にもつながる
・Point3：プロジェクト推進へのアドバイスも可能

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：要問合せ

データサイエンス実践支援

【AI導入支援】コンタクトセンター向け応対支援サービス「AI Dig」

コンタクトセンター向け応対支援サービス「AI Dig」は、チームで応対力向上を支援するためのコンタクトセンター向けAIシステムです。リアルタイムの電話応対テキスト変換や、AIによる質問/回答洞察など、エージェントの応対業務をサポートします。

ベテランの知識やスキルも、データを掘り起こすだけで適切な回答を得られます。

【サービスのポイント】
・Point1：AIが回答候補を導き出し、オペレーター作業をフォロー
・Point2：資料作成も効率化できアフターコールワーク（ACW）時間削減にも貢献
・Point3：在宅コールセンターの応対業務でも的確サポートが可能

【価格】
・利用料金：2ヶ月検証パッケージ月額150万円〜、本番導入月額40万円〜
・初期費用：本番導入30万円
・無料プラン：要問合せ
・無料トライアル：要問合せ

コンタクトセンター向け応対支援サービス「AI Dig」

【AI導入支援】学習データ作成支援・運用支援サービス「CORPUS factory」

学習データ作成支援・運用支援サービス「CORPUS factory」は、AI学習データ作成や運用をサポートする導入支援サービスです。AIの専門スキルと経験が豊富な専門チームが、サービスの選定からサービス公開までをトータルでサポートするため、導入効果を最大化できます。

定期的なメンテナンスを受けられるので、チャットボットやFAQシステムにおける高い回答精度を維持できます。

【サービスのポイント】
・Point1：AIサービス選定から運用フェーズでの課題まで幅広くサポート
・Point2：音声認識結果の活用や他サービスとの連携に関する相談も可
・Point3：状況に応じたメンテナンスプランを提案・支援

【価格】
・利用料金：要問合せ
・初期費用：要問合せ
・無料プラン：なし
・無料トライアル：なし

学習データ作成支援・運用支援サービス「CORPUS factory」

まとめ

ナレッジマネジメントは、組織全体の生産性や業績を向上させる上で欠かせない要素です。ナレッジマネジメントツールを導入することで、業務の属人化を防ぎ、業務効率や人材育成の向上につなげることができます。

変化の速い時代に柔軟に対応できる組織力を構築するために、自社に合ったナレッジマネジメントツールを選ぶことが大切です。今回紹介したツールを参考に、無料トライアルやデモ版を利用しながら比較検討することをおすすめします。

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