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電子帳簿保存法とは?改正内容をわかりやすく解説!AI-OCRを活用した対応方法を紹介

最終更新日:2022/05/19

改正 電帳法をわかりやすく解説

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿類や証憑書類を電子データで保存することを認めた法律です。この法律は1998年に成立したものですが、これまでに数回にわたる改正を経ており、2022年1月にも改正が施行されました。

今回の改正によって大幅な要件緩和が行われた一方で、規制・罰則の強化も行われたため、より正しく理解しておくことが大切になります。そこで今回は、電子帳簿保存法の改正内容について分かりやすく解説するとともに、AI-OCRを活用した対応方法についてもご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

■電子帳簿保存法とは

冒頭でもご紹介した通り、国税関係の帳簿類や書類を電子データで保存することを認めた法律のことを電子帳簿保存法といいます。これまでに何度か改正を施行し現在に至っているわけですが、2005年3月の改正では「紙媒体の書類をスキャンして保存したもの」も認められるようになりました。

●電子帳簿保存法の概要

2005年3月の改正により、紙媒体の書類をスキャンした保存する方法も可能となり、現在では以下の3つの方法での保存が可能となっています。

・電磁的記録

PCで書類の作成を行い、印刷せずにそのままサーバーやDVDなどに保存する方法。

・COM電子計算機出力マイクロフィルム

PCで書類を作成し、COM(電子計算機出力マイクロフィルム)に保存する方法。

・スキャナ

紙媒体の書類をスキャンし、データに変換して保存する方法。2015年まではスキャナ保存に「電子署名」が必要だったが、2016年、2018年の改正によって緩和され、現在は電子署名も不要。

●電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象となっているのは、「帳簿」と「書類」です。また、「電子帳簿保存のみが可能なもの」、「スキャナ保存できるもの」でも対象は異なるため、それぞれ正しく理解しておくことが大切になります。

これらの対象書類について、以下の表で分かりやすくまとめていますのでぜひ参考にしてみてください。

・電子帳簿保存の対象

対象種別 内容
帳簿 コンピューターのみを使用して作成する帳簿(仕訳帳、総勘定元帳など)
決算関係書 貸借対照表、損益計算書、棚卸表など

・スキャナ保存の対象

対象種別 内容
重要書類 資金・物の流れに連動する書類(請求書、契約書、領収書など)
一般書類 資金・物の流れに連動しない書類(見積書、注文書、検収書など)

●電子帳簿保存法の適用条件

電子帳簿保存を行うためには、事前に税務署長などの承認を得なければなりません。まずは、帳簿類の電子データ保存を開始する予定日の3ヶ月前までに「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」と「添付書類(実際に使用する会計システムの概要を説明する書類など)」を提出する必要があります。

注意する必要があるのは、課税期間の途中に帳簿類の記帳を電子データへと切替えることはできないという点です。そのため、課税期間の開始日に合わせて申請を行うことが大切になります。

申請を行う際は、データが本物であることを証明するための「真実性の確保」、書類を明確に視認できる「可視性の確保」に該当する以下の要件を満たさなくてはなりません。

要件概要 帳簿 書類
記録事項の訂正・削除の事実を確認できる
通常の業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる
システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける
保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる
取引年月日、勘定科目、取引金額のほか、帳簿の種類に応じた主要な記載項目により検索できること
日付または金額の範囲指定によって検索できる
2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる

(参考:国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化」

●2022年(令和4年)1月改正の背景と目的

もともと、国税関係帳簿や書類は紙で保存するのが原則とされていました。しかし、保存にかかるコスト、作業負担を軽減する必要があることから、特例として電子データでの保存が認められたのです。そして、1998年に電子帳簿保存法が施行されてからは、時代の変化に合わせて改正を重ねながら現在へと至っています。

このような背景もあり、電子データでの保存に関しては少しずつ世間に浸透し始めていましたが、それでも「国税関係書類の保存は紙で行う」というルールを設けている企業は決して少なくありませんでした。そのため、2022年1月に行われた改正では、「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上・記帳水準の向上」を目的に、大きく分けて3つのポイントが改正されています。

■2022年1月改正電子帳簿保存法の内容

2022年1月の改正電子帳簿保存法では、どのような点が変化したのでしょうか。改正内容について、詳しくみていきましょう。

●税務署長の事前承認制度が廃止

改正前までは、国税関係帳簿・書類で電子データ保存・スキャナ保存を導入する場合、「3ヶ月前まで(原則)」までに税務署長などへ申請を行い、承認される必要がありました。しかし、改正後はこの手続きが不要になります。

この手続きが不要になることのメリットとしては、事務手続きの負担が軽減されることが挙げられるでしょう。これにより、好きなタイミングで電子データ保存、スキャナ保存の導入を行えるようになります。

ちなみに、電子取引に関してはこれまでも事前申請が不要でした。そのため、今後は国税関係帳簿・書類、電子取引すべてのデータ保存において事前申請を行う必要がなくなります。

●システム要件の緩和

国税関係帳簿・書類の電子データ保存を行うためには、その電子データが本物であることを確認できる「真実性の確保」、誰でも明確に視認できる「可視性の確保」という要件を満たす必要がありました。そのため、先ほどご紹介したような電子帳簿保存法の適用条件が細かく定められていました。

しかし、2022年1月以降は、簿記の正規原則に従って記録されており、最低3つの要件を満たしているものであれば、電子データ保存が認められます。その3つの要件は以下の通りです。

  • システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける
  • 保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できる

●スキャナ保存のタイムスタンプ要件の緩和

これまで、スキャナ保存を行う場合には「受領者の自署」と「3営業日以内でのタイムスタンプ付与」が必要とされていました。しかし、2022年1月以降は「自署が不要」となり、「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」を行えば良いことになります。

また、データの削除履歴、変更履歴が残るクラウドサービス(削除、変更が行えないクラウドサービス)を利用している場合や、入力期限内にデータを保存したことが確認できる機能を搭載したクラウドサービスを利用している場合などは、タイムスタンプも不要となります。

●検索要件の緩和

これまで、国税関係帳簿・書類を電子データ保存したり、スキャナ保存したりする場合には、帳簿の種類に応じた主要な記載項目により検索できることが要件として定められていました。しかし、2022年1月以降は「日付」「取引金額」「取引先」という3項目のみという要件に緩和されます。

また、スキャナ保存において、税務職員の質問検査権に基づく「ダウンロードの求め」に応じる場合には、検索要件に含まれている「日付・金額の範囲指定によって検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」という2点も不要となります。

●電子取引における電子データ保存の義務化

これまでは、データで受け取った請求書などの国税関係書類を紙で保存することが認められていましたが、2022年1月以降はすべての企業においてデータで受け取った書類の出力保存が「原則不可」となります。

電子取引は、データで受け取るすべての方法が該当します。そのため、EDI取引やクラウドサーバ経由はもちろん、PDFで請求書をメール送付する場合、Web請求書発行システムを利用する場合も該当します。

また、データ保存を行う際には、受領した書類データにタイムスタンプを付与し、検索要件を満たした上で保管しなければなりません。メールでデータを受け取った場合でも、電子取引の対象は「データで受け取る取引情報」となるので、受信したメールの本文に取引情報が記載されていなければ、ただメールを保存していても適法とはいえないため注意しましょう。

■消費税インボイス制度と電子帳簿保存法の関係

2023年10月1日からは、インボイス制度という新しい制度が開始されます。一定の要件を満たした請求書・納品書を交付したり保存したりする制度のことです。このインボイス制度が開始されると、課税事業者は現在使用している請求書を使用できなくなるため、消費税額や消費税率などの新たな項目が加えられた適格請求書を発行しなければなりません。

インボイス制度が導入されるのは、取引にかかる消費税を適切に把握する必要があるためです。大半の商品は消費税率10%が適用されていますが、酒類及び外食を除く飲食料品、新聞の定期購読料には軽減税率が適用されています。そのため、2種類の税率が混同してしまわないように注意する必要があるのです。

そのため、インボイス制度を導入することで、税率や消費税額などの記載が義務付けられるようになり、より明確に税率を把握することが可能になります。

今後は、この適格請求書をデータでやりとりする機会も増加していくことが予想されます。その場合に注意しなければならないのは、電子帳簿保存法に対応したツールを活用する必要があるという点です。

ツールを利用する場合の条件としては、「記録の削除履歴や修正履歴が確認できること」「JIIMA認証を取得していること」などが設けられているため、電子インボイスを導入する際には基準を満たしたツールを導入することが大切になります。

■2024年から電子保存義務化!AI-OCRと会計ソフトで対応を

2024年1月1日からは、電子取引で発生したファイルの電子保存が義務化されます。今後ますます紙書類を扱う機会は減少し、電子データを扱う機会が増加していくことが予想されるため、できるだけ早いタイミングでAI-OCRや会計ソフトの導入を検討していくことが大切になるでしょう。

ここからは、電子保存に対応することができるAI-OCRや会計ソフトをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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●CLOVA OCR

(参照:CLOVA OCR | LINE CLOVA公式サイト)

LINE株式会社が提供するCLOVA OCRは、利用用途に応じて「定型」「特化型」「非定型」の3つのタイプを利用することができるAI-OCRです。フォーマットが決まっている書類はもちろん、あらゆるスタイルの書類を正しくテキスト化します。

CLOVA OCRの認識精度は、横書きや縦書きだけでなく、丸く湾曲して書かれた文字や傾いた文字などの悪条件下での読み取り、多言語の認識、専門用語の認識などで高い精度と評価されました。文書解析と認識に関する国際会議(ICDAR:2019/3/29時点)では4分野にて世界No.1を獲得するなど、注目を集めています。

電子帳簿保存法の改正に伴って証憑書類の電子的保存が必要となったことから、CLOVA OCRの導入を決断した企業も少なくありません。また、2023年10月1日に開始されるインボイス制度によって、これまで以上に膨大な仕訳入力作業が発生することが予想されるため、入力の自動化を図るために導入を決断する企業も増加しています。

CLOVA OCRの「手書き文字を高い精度で読み取ることができる」という強みは、電子帳簿保存法の改正という点においても大きなメリットをもたらすことがお分かりいただけるでしょう。

●invox受取請求書/invox電子帳簿保存

(参照:invox電子帳簿保存 – あらゆる国税関係書類をぜ〜んぶ電子保存!)

株式会社Deepworkが提供するinvox受取請求書は、電子化された請求書をデータで受領する場合は自動取り込み、紙で受け取る場合はスキャンするだけで、取引先からどんな形式の請求書が届いても99.9%正確に振込データや仕訳データ、請求データを生成し、経理の支払・計上処理を自動化するクラウドサービスです。

invox電子帳簿保存は、改正電子帳簿保存法に対応したサービスです。あらゆる国税関係書類を検索要件に必要な記録項目を正確にデータ化した上で電子保存することができます。検索要件の記録項目として必要な「取引年月日・取引金額・取引先」をデータ化。範囲を指定しての検索や、複数の項目を組み合わせた検索が可能です。

また、AI-OCRのデータ化とオペレータの確認を組み合わせることによって、どんな書類でも99.9%以上のデータ化精度を保証しています。見積書や注文書、納品書、検収書、請求書など一連の取引はグルーピングして検索や管理を容易にできます。

「紙の書類のせいでリモートワークができない」「書類の保管に倉庫代やオフィススペースなどコストがかかる」「監査対応の際に書類をさがすのが大変」「書類の印刷に用紙やインクのコストがかかる」といった課題を抱えている企業にとって、多くのメリットを得られるサービスといえるでしょう。

●バクラク請求書/バクラク電子帳簿保存

(参照:クラウド請求書受領ソフトなら「バクラク請求書」)
株式会社LayerXが提供しているバクラク請求書は、請求書受取業務の効率化を通じて経理DXを推進するサービスです。請求書の受取り後、AI-OCRで請求書を自動でデータ化した上、仕訳データや振込データの自動作成及び会計システム連携をシームレスに実行します。

そんなバクラク請求書の特徴としては、さまざまなフォーマットの請求書を5秒で高精度にデータ化できる点が挙げられるでしょう。10枚以上の請求書を同時アップロードしても一瞬で各項目の読み取りを実現します。

また、郵便やメールなどさまざまな形式の請求書を精度高く読み取ります。AI-OCR機能を登録不要、お手元で体験できるページ、「お試しOCR」を公開しているので、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。毎週ペースでアップデートが行われており、日々使いやすさが向上されているのも魅力の一つです。

なお、受理した請求書データやバクラク請求書でデータ化した請求書はバクラク電子帳簿保存で電帳法やインボイス制度に対応した形で管理できます。無料プランも用意されているので手軽に導入可能です。

さらに、2022年4月14日、5月17日にはインボイス制度に関する解説セミナーを行うなど、電子帳簿保存法への理解を深める取り組みも積極的に行われているので、「電子帳簿保存法についてさらに深く知りたい」と考える人にとっては特に魅力的なサービスといえるでしょう。

●TOKIUMインボイス(旧インボイスポスト)

(参照:請求書をオンラインで受領代行「TOKIUMインボイス」|経理部から請求書を一掃し、完全なペーパレス化を実現します)

株式会社TOKIUM(旧BEARTAIL)が提供するTOKIUMインボイス(旧インボイスポスト)は、紙やメール、PDFなどあらゆる形で届く請求書をTOKIUM社が代行受領し、電子化とデータ入力を行うことで、オンラインで請求書の確認・処理が完了する電帳法対応サービスです。

「請求書受取のための出社」をなくし、リモートワークにも柔軟に対応できる環境構築が可能となるほか、仕訳作業や承認作業をシステム上で行い、データを会計ソフトに柔軟に連携できるため、支払業務全体の処理効率を劇的に向上します。

■まだ間に合う!電帳法対応からDX推進へ

今回は、電子帳簿保存法の改正内容や、改正電子帳簿保存法に対応できるAI-OCRについてご紹介しました。電子帳簿保存法に対応したサービスを活用することで、効率的に電子データを保存できるようになることがお分かりいただけたのではないでしょうか。

より正確かつ効率的に電子データを保存するためには、電子帳簿保存法やインボイス制度について正しく理解した上で、適切なサービスを活用していくことが大切になります。ぜひこの機会に、AI-OCRや会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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AIsmiley編集部

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