シフト作成の自動化で業務効率UP！AIを活用したサービスの仕組み

最終更新日:2024/04/04

近年はさまざまな業界で人材難となっており、アルバイトや正社員の採用活動が順調に進められていない企業も決して少なくありません。だからこそ、従業員一人ひとりの「業務効率化」を図るための取り組みを行なっているという企業も多いのではないでしょうか。

最近では、さまざまな業務を効率化するためのツールが販売されていますが、その中でも特に注目されているもののひとつに「AIを活用したシフト作成ツール」が存在します。シフト作成業務にAIを活用することによって、どのような形での業務効率化が可能になるのでしょうか。

今回は、AIを活用したシフト作成サービスの仕組みについて解説していくとともに、代表的なシフト作成サービスの特徴などもご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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AIを活用したシフト作成サービスの仕組みとは

飲食店や小売店など、アルバイトを採用している業態の場合、その店舗オーナーや店長などがシフトの調整を行わなくてはなりません。他にも多くの業務を抱えている中で、シフト調整という業務は「できる限り効率的に進められるようにしたい」というのが、多くの店舗オーナーや店長が抱えている悩みでしょう。

シフトを作成する際には、「店舗が忙しくなる日」「従業員一人ひとりの休日数」など、さまざまな要素をあらかじめ把握しておかなくてはなりません。そのため、どうしても手作業でシフト表を作成するとなると、多くの時間がかかってしまう傾向にあるわけです。

ただ、AIを活用したシフト作成サービスの場合、機械学習によって最適なシフトを自動作成していくことが可能になります。最近のシフト作成サービスの中には、スマートフォンのアプリから「シフトの希望日時」を提出する機能が備わっているものも存在します。そのため、その提出された情報をカレンダー上に表示させ、自動で配置させていくことができるのです。

また、AIが導入されているサービスであれば、過去のシフト情報を学習した上で「シフトに入れそうなメンバー」を提案してもらうことなども可能になります。そのため、これまですべて手動で行われていたシフト表作成業務を大幅に効率化することができるのです。

そんなシフト表作成サービスですが、具体的にはどのようなサービスが存在しているのでしょうか。ここからは、AIが活用されている代表的なシフト作成サービスをいくつかご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

セコムかんたんシフトスケジュール

(参照：AIによるシフト表自動作成｜セコムかんたんシフトスケジュール【セコム】)

「セコムかんたんシフトスケジュール」は、セコムトラストシステムズ株式会社が提供しているシフト作成サービスです。このサービスは、吉野家、エクサウィザーズと共同開発されたサービスであり、AIと行動心理学を活用してシフト表を自動作成していくことができます。

そんなセコムかんたんシフトスケジュールの大きな特徴としては、シフト表のデータはセコムのデータセンターで保管されるため、情報漏洩のリスクが少ないという点が挙げられるでしょう。セキュリティサービスのイメージが強いセコムが提供しているサービスですので、セキュリティ面を重視してシフト作成サービスを選びたい場合にはとくにおすすめのサービスといえます。

また、「AIリコメンド機能」がオプションとして備わっていることも大きな特徴のひとつです。AIリコメンド機能とは、独自のアンケートを事前に実施しておくことで、従業員一人ひとりの性格や志向を分析し、その分析結果に基づいて「従業員の特徴に基づいた最適な依頼要領」をアドバイスしていくことができるというものです。そのため、従業員が足りなくなった場合に、シフトに入れそうなメンバーを自動で選定し、提案してもらうことなどが可能になるのです。

さらに、スマートフォンやタブレットからシフトを確認したり、登録したりすることができる点も、大きな特徴といえるでしょう。これまで、従業員がシフトの確認を行う場合には、電話で問い合わせを行う必要がありました。それは従業員にとっても手間のかかる作業ですが、その対応を行う店舗オーナーや店長にとっても大きな負担となっていたわけです。しかし、それらをスマホやタブレットで完結できるようになるため、店舗オーナーや店長の負担を大幅に軽減させることができるでしょう。

Airシフト

(参照：Airシフト（エアシフト）｜やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス)

「Airシフト」は、株式会社リクルートが提供しているシフト作成・管理アプリです。シフト収集やシフト作成、シフト調整、シフト共有といった、シフトにまつわる業務をすべてアプリで完結できるという点が大きな特徴となっています。

そんなAirシフトの大きな特徴としては、シフト作成者の「クセ」をAIが学習し、次のシフト作成に反映させることができるという点が挙げられるでしょう。シフト作成業務において、特に深く考えることなく「作業に人を割り当てるだけ」という状態になってしまうケースも少なくありません。そのため、シフトに偏りが生まれ、従業員の不満を募らせてしまうこともあるのです。

その点、AirシフトにはAIが活用されているため、シフト作成業務における作成者のクセを学習した上で、次のシフト作成に反映させていくことが可能になります。このAIの活用により現場が納得できるシフトを自動作成できるようになるのです。

もちろん、自動作成されたシフトに手を加えていくこともできます。もし、自動作成されたシフトに手を加えた場合は、その内容をAIが学習し、次回の自動作成に反映される仕組みです。したがって、使い続けていく中で「シフト作成者の考え方」を学んでいくことができるアプリといえるでしょう。

また、Airシフトには、シフト管理機能も備わっているため、概算人件費を可視化することも可能です。これにより日ごとの人件費を明確化できるため、「コスト削減が必要な部分はどこなのか」といった点を明確化していくこともできるでしょう。

AIを活用したシフト作成サービスが「働きやすい社会」の実現を加速する

今回は、AIを活用したシフト作成サービスの仕組みについて解説するとともに、代表的なシフト作成サービスの特徴についてもご紹介しました。こういったサービスを活用することで、業務効率化を一気に加速させられることがお分かりいただけたのではないでしょうか。とくに近年は採用難に苦しむ企業も増加しているため、いかに一人ひとりの業務効率化を図れるかどうかが、重要なポイントといえます。

ぜひこの機会に、業務効率化を図る手段のひとつとして、AIを活用したシフト作成サービスにも目を向けてみてはいかがでしょうか。

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