RPAトラブルを回避するポイントは？導入・運用時に気を付けること

最終更新日:2024/04/04

RPAの導入・運用でトラブルを回避するためのポイント｜人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

高度なプログラミングが不要で、ユーザー部門の担当者でも業務自動化ツールが作成できると注目を集めるRPAツール。

業種・業務を超えてさまざまな現場での導入が始まっていますが、24時間365日作業を行う「ロボット労働者」であるRPAに対するITガバナンスの重要性にも注目が集まりつつあります。RPAの運用によるトラブルを回避するためのポイントについてまとめました。

RPAについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
RPAとは？導入によって期待できる6つ効果と自動化できる5つ業務

「ロボット労働者」が取り扱う運用業務の拡大、その分責任も重大に

RPAの導入が進むにつれて、「ロボット労働者」が取り扱う業務も雑用レベルからしだいに重要な業務へと範囲が拡大しています。その分、RPAの責任も重大です。

RPAは簡単に自動化ツールが作成できるという点に注目があつまりがちですが、一方では昨今、管理者のいない「野良ロボット」の発生が問題視されています。簡単に作成できるがゆえにユーザーが自由に作成したさまざまな業務ロボットが乱立をはじめました。担当者が管理しているあいだは良いのですが、異動や退職で業務から離れた場合に、だれもロボットの業務を把握していないという状況がでてきました。

管理者がいなくなったとしても「ロボット労働者」は決められた手順通りに24時間365日作業を続けますが、ある日突然、ロボットの業務によってなんらかの重大な問題やミスが発覚しても誰も責任をとることができません。これでは、ITガバナンス的に重大な欠陥だと言わざるを得ないでしょう。

業務担当者に代わってPC 操作等を行うロボットの場合、対象のソフトウェアの画面変更やアップデートなどで、突然作業が止まってしまう可能性もあります。そうした場合、すぐに管理者が気付いて対応すればよいのですが、多くの場合はプログラムの修正よりも業務を円滑に続行するため、人手でカバーすることになりがちです。これでは、自動化のために業務ロボットを取り入れたのに本末転倒になってしまいます。また、ロボットに対応させるために業務フローを変更していた場合などは、作業自体がブラックボックス化してしまうでしょう。

RPAを利用して行われる作業の中には、データベースにアクセスしたり、メールを送信したりといったものもあります。こうした場合、ロボットも「労働者」としてアカウントやアクセス権限を持つケースがありますが、人間と同じ実行権限を与えてしまうと、そこがセキュリティーホールになる可能性もあります。

トラブル回避にはRPA導入後の運用体制が重要

トラブル回避にはRPA導入後の運用体制が重要｜人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

こうしたさまざまなトラブルやリスクを回避するにはやはり、運用後のメンテナンスが不可欠です。当たり前のように思われるかもしれませんが、実際のところ「RPAによる自動化」という部分にばかり目が行ってしまい、運用後のガバナンスやメンテナンス体制などに注目されていないことも多いのです。RPAの導入に成功して本格展開が進めば進むほど、リスクやトラブル発生の可能性も高くなっていきます。

RPAはITの専門家でなくても、業務自動化ツールが作成できる点が強みではあります。ただ、ITガバナンスから考えれば、通常の業務システム開発と同様の社内ルールにのっとり、IT部門の担当者にも関与してもらうべきでしょう。

理想を言えば、現場担当者とIT部門の担当者からなるRPA の専門チームを立ち上げて管理運営を行うのが最良です。ただ、自動化のために人をアサインするとなると、コスト負担も覚悟しなくてはなりません。費用対効果を比較して、業務効率が本当に向上するのかどうかを検討する必要があります。