生産性向上に期待が寄せられるRPAツールとは？何ができる？

最終更新日:2024/04/04

RPAとはRPA(Robotic Process Automation=ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語で、これまで人間が手作業で行っていたオフィスワークを自動化する仕組みのことです。

現在、書類作業の多い金融機関や官公庁での導入が進み、その成果が認知され始めています。

今回は、生産性向上の切り札として注目が集まるRPAツールについてまとめました。

RPAツールとマイクロソフトの「マクロ」はどう違う？

RPAツールと混同されやすいものに、マクロがあります。

マクロは、米マイクロソフト社のOffice製品に搭載されている機能で、WordやExcelといった同社製品上での作業を記録し、自動化させるものです。

多くのオフィスでOffice製品が使われている現在、マクロも自動化の一助を担う重要なツールです。

ただ、マクロの最大の弱点は「Office製品上で完結する作業しか自動化できない」という点にあります。

いくらOffice製品が普及しているとはいえ、全ての作業がOffice製品上でのみ完結するということはないでしょう。

その点、RPAツールはパソコン上で行われるあらゆる作業をまとめて自動化できるという強みがあります。

RPAツール導入で自動化を進める神奈川県横浜市の事例

一例として、NTT、NTTデータ、クニエと共同でRPAの導入に向けた実証実験を実施した横浜市の事例を見てみましょう。

NTTデータによると、横浜市が業務効率化に向けて抱える課題の一つが「手書きの申請書などをシステムにデータとして入力する事務作業」だったといいます。

そこで、共同実験では、紙ではなくタブレットによる申請システムの構築などを行いデジタル化をはかるといった工夫もなされた結果、RPAを試験導入した業務では、平均で84.9％、最大99.1％もの作業時間削減効果を得ることができました。

また、横浜市の報告書では、RPAによる自動化に向いている業務の一例として、以下のものを挙げています。

＜RPAによる自動化に向いている業務１：定型的で反復の多い業務＞

• 単票のエクセル・ワードデータから、エクセルの集計表を作成する作業
• エクセルのデータをシステムに入力・登録する作業
• 複数のファイルのデータを突合・検証する作業
• あるシステムの検索結果を別のシステムへと入力する作業
• システム上を検索・照会し、印刷を繰り返す作業
• 定期的に Web サイトやシステムのデータを確認する作業
• 定型的にメールを送信する作業

＜RPAによる自動化に向いている業務２：繁忙期等に一時的に作業が増える業務＞

• システム化の要望があるが、費用対効果等から見送られた作業
• 繁忙期に臨時職員を増員したり、超過勤務で対応している作業

＜RPAによる自動化に向いている業務３：データ量が多く、ミスが発生しやすい業務＞

• 転記ミスが発生しやすい作業
• ミス防止のために、作業者が何重も確認、検算している作業

（参照：NTTデータ「横浜市における「RPAに関する共同実験」報告書公表」）
（参照：横浜市ほか共同企業「RPA の有効性検証に関する共同実験報告書」」 ）

これを踏まえ、具体的にRPAツールの導入によって成果が認められた業務の例を見ていきましょう。

・RPAツールの導入によって成果が認められた業務１：規則等の意見公募に係るホームページ公開手続業務

規則等の意見公募手続に係る事務に関して、意見公募実施内容が記載された所管課から送付される連絡票の情報を、法制課で管理する一覧表に転記し、管理する業務。

・RPAツールの導入によって成果が認められた業務２：新規利用者のID、メールアドレスの発行業務

庁内ネットワーク利用者以外のユーザーがログインする際にID・メールアドレスの申請を受け付け、審査、ID/メールアドレスの発行をする業務。

例えば、「規則等の意見公募に係るホームページ公開手続業務」に関しては、１件の処理時間が約19分かかっていたものが、RPAによる自動化を手順に挟むことで12分まで短縮され、年間削減時間換算では12時間20分にも上りました。

また、「新規利用者のID、メールアドレスの発行業務」については、1週間30件の申請を30分かけていたものが、10分まで短縮され、年間での換算では24時間16分もの削減となりました。

RPAツールで現行業務の見直しや効率化も期待

横浜市の事例では、RPA 導入によって、当初期待された作業時間の短縮や正確性の向上に加えて現行業務の見直しや効率化といった効果も見られたといいます。

また、汎用的な業務を他部署と共有することで、業務の標準化も期待できます。

ホワイトカラーの生産性向上が叫ばれる今、切り札としてRPAの導入を検討してはいかがでしょうか。

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