SharePointの社内ポータルにチャットボットを連携！機能やメリットを解説

最終更新日:2024/02/21

Microsoft社がリリースしているSharePointを使用すると、誰でも手軽に社内ポータルサイトを作成してファイルや情報を共有できます。クラウド上で提供されているため、リモートワークや働き方改革、DX推進などを背景に導入を検討している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

SharePointは単体で使用するよりも、Microsoft TeamsやMicorosoft365、チャットボットなどと連携することによって真価を発揮します。本記事では、SharePointの機能や社内ポータルサイトにチャットボットを連携するメリットなどについて詳しく解説します。これから導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

社内向けチャットボットのサービス比較と企業一覧

SharePointとは？

SharePointとは、Microsoft社が開発した、ファイルや情報をチームやプロジェクト間で共有するためのサービスです。クラウド版は「SharePoint Online」と呼ばれています。

「Microsoft365」のうちの1つとして提供されているサービスで、複数のユーザーがひとつのファイルを同時に編集したり、SharePointにアップロードされたファイルを共有・ダウンロードしたり、音声通話を行いながら文書を作成したりといった使い方が可能です。

近年ではリモートワークの推進や働き方改革などの背景によって、ひとつの企業に所属している従業員が社外で働くケースも増えてきました。このような場面においてオンラインでファイルや情報を共有し、業務を進めるためにSharePointが活躍します。

Microsoft Teamsとの違い

Microsoftが提供しているサービスに「Microsoft Teams」があるため、SharePointとどのような違いがあるのか分からないという方も多いのではないでしょうか。SharePointとMicrosoft Teamsの違いはいくつかありますが、主に次のような部分に大きな違いが見られます。

利用できる機能
情報共有の対象人数
アクセス制限機能

Microsoft Teamsは小規模プロジェクトや個人同士など、比較的少人数での情報共有に適しています。数十人～数百人といった大人数での利用にはあまり向いていません。一方、SharePointは社内ポータルサイト作成機能などを活用して、自社の全ての従業員など大人数に対して情報を共有できます。

Microsoft Teamsの機能はグループチャットやビデオ会議、音声通話などがメインですが、SharePointは掲示板やスケジュール登録機能、アンケートツールなどを使って情報共有を行います。

SharePointの機能

SharePointの機能やできることとしては、次のようなものが挙げられます。

社内ポータルサイト作成機能
コンテンツ管理機能
文書管理機能
検索機能
ワークフロー機能
Microsoft365連携機能
マルチデバイス対応
リスト活用

社内ポータルサイト作成機能とは、あらかじめ用意されたデザインテンプレートを活用して社内ポータルサイトを手軽に作成できる機能です。詳細は後述する「SharePointで社内ポータルサイトを作成するメリットについて」で詳しく解説します。

コンテンツ管理機能とは、チームやプロジェクト内で共有しているコンテンツをデータベース上で管理するための機能です。文書管理機能では、ファイルのバージョン管理を行えます。検索機能とは、SharePoint上に存在するあらゆるコンテンツや情報を検索してすぐに見つけるために欠かせない機能です。

また、ワークフロー機能を活用することで業務の流れをチーム内で可視化し、業務効率化をはかれます。他にもMicrosoft365連携機能やマルチデバイス対応、スケジュールや掲示板のデータをデータベース管理するリスト活用などが備わっています。

SharePointとTeamsの連携効果について

SharePointとTeamsを連携することによって、データの分散を防ぐ効果が期待できます。SharePoint上で作成・保存したデータとTeams上で作成・保存したデータが異なる場所に保存されていると、目的のファイルを探し出すまでに時間がかかったり、結局見つけられずに新しいデータを作成するための手間が発生したりする可能性があります。あらかじめSharePointとTeamsを連携しておけば、ファイルを見失うリスクを軽減できます。

また、ファイルだけでなくカレンダー連携も可能なので、SharePointで作成したカレンダーをTeamsに連携しておけば、Teams上で簡単にチームメンバーのスケジュールを確認できます。これによって毎回SharePointを開く手間を削減し、スムーズにTeamsを活用可能です。

業務効率化をはかるためにも、SharePointとTeamsの両方を導入する場合は連携しておくことをおすすめします。

SharePointで社内ポータルを作成するメリットについて

SharePointの特徴的な機能として、「ポータルサイト作成機能」があります。ポータルサイト作成機能を利用すると、SharePointにあらかじめ備わっているデザインテンプレートや機能を活用して、誰でも手軽に社内ポータルサイトを作成できる仕組みです。

そもそも社内ポータルサイトとは、自社の情報にアクセスするための入り口となるWebページのことです。社内で共有したい情報を掲示したり、従業員のスケジュールの確認やFAQの設置、経費精算を行ったりするなど、さまざまな機能が備わっています。

SharePointで社内ポータルサイトを作成すると、自分で1から作成する場合に比べて多くのメリットがあります。ここでは、代表的な4つのメリットを紹介します。

直感的な操作でサイトが作成できる

SharePointの社内ポータルサイト作成機能を活用することで、直感的な操作でサイトを作成できるというメリットがあります。

一般的に、Webサイトを構築するためにはHTMLやCSSなどのプログラミング言語に関する知識が必要不可欠です。詳しい知識を持たない従業員が1からサイトを構築するには仕組みを理解するための手間と時間がかかり、場合によっては専門知識を持つ人材を採用したり外部企業に外注したりしなければならないケースもあります。

SharePointを利用すればHTMLやCSSの知識がない従業員でも手軽に社内ポータルサイトを作成・公開できるため、手間も時間も削減可能になるだけでなく、人件費や外注費の削減も期待できるでしょう。

SharePointで作成できるポータルサイトには、大別して「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の2種類があります。チームサイトは特定の部門やプロジェクトに限定したサイトで、ファイル共有や共同作業に適しています。コミュニケーションサイトは多人数のユーザーに対する情報共有に適しており、社内情報の周知やコミュニケーションの活性化などに向いています。

カスタマイズ性に優れている

SharePointのポータルサイト作成機能は、カスタマイズ性に優れているのもメリットのひとつです。あらかじめ用意されているデザインテンプレートを選ぶだけでサイトを作成できる手軽さに加えて、テーマの変更やサイトヘッダー・フッターの変更、ロゴの編集、ページの追加や変更が設定ページから簡単に行えます。どのようなデザインが使いやすいのかテストを行うのも容易です。

SharePointを活用すれば、こまめなメンテナンスと情報更新が重要になる社内ポータルサイトの管理を行いやすくなります。

場所やデバイスに関係なくアクセス可能

SharePointで作成した社内ポータルサイトはクラウド上に保存されるため、インターネット環境があれば場所やデバイスに関係なくアクセス可能です。

社内のサーバーに構築した社内ポータルサイトは社内のネットワークに接続できなければ閲覧できません。しかし、クラウド環境ならどこからでも閲覧できるため、営業回りの最中にスマートフォンやタブレット端末から確認したり、リモートワークで自宅やシェアオフィスから接続したりすることも叶います。

Office製品との連携が可能

SharePointにはOffice製品との連携機能が備わっており、OneDriveのようなクラウドデータストレージに保存したデータをSharePointと同期するといった使い方も可能です。

また、WordやExcelと連携してSharePoint上で他のユーザーと指定したファイルを共有したり、オンライン上で複数人が同時にファイルを編集したりする機能もあります。オンライン編集機能を活用すれば、誰がどの箇所を編集したのかをリアルタイムに特定しながら1つのファイルを編集できます。

SharePointで社内ポータルを作成するデメリット・注意点について

SharePointにはさまざまなメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。1つ目のデメリットとして「SharePoint単体の機能だけでは実現できることに限界がある」という点が挙げられます。

SharePointの機能を最大限に活用するためには、前述のようにOffice365と連携するなど、SharePoint以外のソフトウェアやサービスとの外部連携がポイントです。

また、デザイン性がやや劣る点も、人によっては気にかかる可能性があります。SharePointは既存のテンプレートやパーツを選択するだけで手軽に社内ポータルを作成できますが、オリジナリティのある手の込んだデザインを作りたい場合は、HTMLやCSSを使って1から作る方法も考慮する必要があるでしょう。

他にも、アクセス解析機能が限定的であるため、より詳細な解析データを取得したい場合はGoogle Analytics等との連携が必要です。

SharePointで社内ポータルを作成する方法

SharePointで社内ポータルサイトを作成する手順は次のとおりです。尚、社内ポータルサイトの作成はMicrosoft365の「管理センター」もしくはiOS・Android向けに提供されているアプリの「サイト作成」のどちらかから行えます。

下記では、Microsoft365の管理センターを利用した社内ポータルの作成方法を紹介します。

Microsoft365の管理センターを開く
画面左下に表示される「すべてを表示」をクリックする
「SharePoint」を選択する
「サイト」メニューの一覧から「アクティブなサイト」をクリックする
「＋作成」をクリックする
「新しいサイトの作成」→「チームサイト」の順にクリックする
画面に案内されている必要事項を入力して「次へ」をクリックする
必要に応じてグループメンバーを追加する（後から編集可能）
「完了」をクリックする
「アクティブなサイト」を確認し、作成したサイトが表示されていることを確認する

社内向けチャットボットのサービス比較と企業一覧

SharePointの社内ポータルとチャットボットを連携するメリット

SharePointの社内ポータルサイトにチャットボットを連携することで、情報を探す手間が省けたり、必要に応じて担当者に引き継いだり、チャットボットへの問い合わせ内容を社内ポータルサイトに蓄積できたりといったメリットがあります。

SharePointとチャットボット双方の導入を考えているのであれば、別々に設置するのではなく、連携して活用するのが望ましいでしょう。ここでは、前述の3つのメリットについて詳しく解説します。

情報を探す手間が省ける

SharePointとチャットボットを連携することで、探したい情報や解決したい疑問が出てきたときに、社内ポータルサイトからスムーズにチャットボットにアクセスできます。チャットボットを別途立ち上げる必要がないため、情報を探す手間が省けるのがメリットです。

社内ポータルサイトとは別にチャットボットを設置すると、「わざわざ立ち上げるのが面倒」という従業員が増加して、思うように社内に浸透しない可能性があります。SharePointとチャットボットの連携は従業員の理解を得やすく、このようなリスク回避につながります。

必要に応じて担当者に引き継げる

SharePointとチャットボットを連携しておくと、チャットボットだけでは解決できない疑問が生じたときに、必要に応じて総務部門や情報システム部門などの担当者に引き継ぎやすくなります。

チャットボットだけで運用すると社内ポータルサイトと別にチャットボットの問い合わせ履歴をチェックする必要があるため、結果的に問題を解決できずに諦めてしまった従業員に対応しにくいという課題があります。しかし、SharePointと連携することでこの課題を解決しやすくなります。

チャットボットへの問い合わせ内容を社内ポータルに蓄積できる

あらかじめSharePointとチャットボットを連携しておくと、チャットボットへの問い合わせ内容を社内ポータルサイトに蓄積できるというメリットもあります。

チャットボットの問い合わせを蓄積することで、従業員がどのような疑問を持っているのかを把握しやすくなります。蓄積された問い合わせの内容を適切に把握できれば、特に問い合わせの多い質問に対して社内ポータルサイトにFAQを掲載するなどの対応を取り、問い合わせ対応の自動化を促進してさらなる業務効率化の実現も期待できます。

【SharePoint連携可能】おすすめ社内向けチャットボット3選

SharePointとチャットボットを連携するメリットについてお伝えしてきました。ここでは、SharePointと連携可能なおすすめ社内向けチャットボット3選を紹介します。

これからSharePointや社内向けチャットボットの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

資料をまとめて請求したい方は、下記のリンクをご参照ください。一覧から気になる社内チャットボットサービスを選択し、資料を無料請求できます。各サービスの詳細ページには導入事例も掲載しています。

社内向けチャットボットのサービス比較と企業一覧

CAIWA Service Viii｜株式会社イクシーズラボ

CAIWA Service Viiiは、株式会社イクシーズラボが提供している社内向けチャットボットです。2007年からサービスを提供しており、業界最古参の豊富な実績から多くの事業者に採用されています。

社内の電子文書に対して全文検索機能が搭載されており、目当てのファイルをすぐに探し出せてストレスの少ない運用が可能です。世界100言語以上に対応しているため、海外に拠点を持つグローバルな事業者でも運用しやすいのが魅力のひとつです。

オプションとしてSharePoint連携機能が用意されており、連携機能を活用することで、AIを搭載したチャットボットがSharePoint上に保存されている資料を速やかに検出します。連携は資料検出のみに特化しているのが特徴です。

CAIWA Service Viii｜株式会社イクシーズラボ

RICOH Chatbot Service｜リコージャパン株式会社

RICOH Chatbot Serviceは、リコージャパン株式会社が提供している社内向けチャットボットです。事前にタグを埋め込むだけですぐに利用でき、専門知識が不要なので誰でも簡単にスタート可能です。シナリオもExcelで管理するため、新しく操作を覚える必要がないのも運用しやすいポイントといえます。

業種別のテンプレートが用意されているため、1からチャットボットを構築する必要がなく、スタートから躓きにくいのがメリットです。

連携機能が豊富であり、Microsoft Teams、SharePointのほか、LINE WORKSやLINEなどのチャットアプリと連携できる機能も搭載されています。SharePoint連携はアイコンの埋め込みに対応しており、社内ポータルサイトからチャットボットへのアクセスが可能です。

WisTalk（ウィズトーク）｜パナソニックソリューションテクノロジー株式会社

WisTalk（ウィズトーク）は、パナソニックソリューションテクノロジー株式会社が提供している社内向けチャットボットです。人事・総務・経理・ITで頻出する専門用語を搭載した高精度エンジンが魅力で、未知の言葉が少ないために回答精度を高められているのが特徴といえます。

社内向け問い合わせにおける単語網羅率は99%を記録（同社調べ）しており、ほとんどの単語が辞書登録済みです。導入前から運用開始後まで専門の担当者がサポートするため、初めての方でも導入しやすいチャットボットです。

Webサイトやスマートフォンのほか、Microsoft TeamsやSharePoint、グループウェア、LINEなど、さまざまなプラットフォーム連携を網羅しています。

まとめ

SharePointは単体で導入するのではなく、Microsoft TeamsやMicrosoft365、チャットボットなどと連携して活用することでより業務を効率化しやすくなります。特にチャットボットは情報の引継ぎや検索性の向上、問い合わせ内容の蓄積などの面から積極的に連携することをおすすめします。

SharePointの導入を検討しているのであれば、チャットボットとの連携も念頭に置いて自社に合ったサービスを利用しましょう。

チャットボットについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
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