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LINE WORKSチャットボットの作り方と活用メリットを解説

最終更新日:2022/08/08

LINE WORKS チャットボットの作り方

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットツールのLINE WORKSは、社内外のユーザーと気軽にコミュニケーションが取れるITツールとして多くの事業者から支持を集めています。

連携機能や業務効率化のための支援ツールが充実しており、高いセキュリティ性能を備えていながらクラウド環境によってどこからでも利用できるため、社内向けの問い合わせ対応自動化や顧客管理の効率化、勤怠の遠隔管理などさまざまな場面で役立ちます。

そんなLINE WORKSは、チャットボットと連携することでさらに高い効果を発揮します。本記事では、LINE WORKSでチャットボットを作る方法やメリットなどについて詳しく解説します。

社内向けチャットボットのサービス比較と企業一覧

■LINE WORKSとは?

LINE WORKSとは、ワークスモバイルジャパン株式会社が開発を手掛ける法人向けのビジネス版チャットツールです。PCやアプリから社内や社外のユーザーとチャットによるコミュニケーションを取ったり、カレンダーやスケジュール、ファイルの共有を行ったりすることができます。

個人向けチャットツールの「LINE」とは異なり、LINE WORKS は管理者が発行したIDとパスワードでログインしてサービスを利用します。そのため、端末や電話番号との紐づけを行わないのも特徴です。

■LINE WORKSの特徴

LINE WORKSは社外のLINEユーザーと連携できたり、業務効率化を支援するツールがデフォルト搭載されたりしている以外にも、高いセキュリティ性能や連携機能を備えています。それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。

●社外のLINEユーザーと連携可能

LINE WORKSは社外のLINEユーザーと連携でき、自社のメンバーだけでなく外部の企業やお客様にもトークを送信可能です。

社外のLINEユーザーと連携することで、仕事上のコミュニケーションを活性化したり、お客様への連絡やキャンペーンの案内を容易にしたりとさまざまなメリットが期待できます。営業部門やマーケティング部門など広く活用できるでしょう。

管理者によるアカウント制御機能も搭載されており、外部ユーザーとトークができるのは事前に許可されたメンバーだけなので、「知らない間に不特定多数のメンバーとやり取りしていた」という事態に陥りにくいのも安心です。

●業務効率化を支援するツールがデフォルト搭載

LINE WORKSには、業務効率化を支援するためのツールがデフォルトで搭載されています。LINEの基本機能であるトーク機能のほかにも、すぐにメンバーを探し出せるアドレス帳や社内のお知らせを掲載できる掲示板、メンバーのスケジュールを可視化するカレンダーなど多くのタスク機能が用意されています。

また、クラウドを活用してファイルの保存・閲覧が可能なDrive機能も備わっているため、営業回りやリモートワークなどで社外にいるメンバーでもアプリを使ってスマホやタブレット端末から必要な情報にアクセス可能です。社内のDX推進や働き方改革に貢献して、生産性の向上をはかる効果が期待できます。

さらに、アンケート機能は社内だけでなく社外にも展開できるため、社員満足度調査や顧客満足度調査などさまざまな場面で役立ちます。

使い方が分からない人のための「LINE WORKSかんたんマニュアル」も用意されているため、初めての人でも安心です。

●高いセキュリティ性能

LINE WORKSはメンバー追加や権限付与といった基本的な管理機能だけでなく、メンバーがどのような機能を利用しているのかをモニタリングできる機能も備わっています。そのため、メンバーが自社のセキュリティルールに沿わないサービスを利用していればすぐに特定が可能です。

また、LINE WORKSに保存されているデータは専門のエンジニアチームが24時間365日モニタリングしているため、運用中に不審な動きが見つかった場合はすぐに対処してもらえるのもポイントです。国際認証を取得している高い水準のセキュリティで、安全な運用体制を維持できます。

●外部ツール・チャットボット連携が可能

LINE WORKSはさまざまな外部ツールとの連携をサポートしており、自社が利用しているツールと連携して活用することでさらに高い効果を発揮します。チャットツールや勤怠管理システム、業務支援システムなどと連携して業務効率化をはかれます。

他にもチャットボット連携が可能であり、LINE WORKSにチャットボットを組み込むことで、社内FAQの構築や問い合わせ対応の自動化などを実現できます。これまで人の手で対応していた業務のリソース削減をはかれるため、総務部門や情報システム部門などの業務負担軽減に高い効果をもたらします。

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■LINE WORKSにチャットボットを実装するメリット

前述のように、LINE WORKSにはチャットボットを実装可能です。LINE WORKSにチャットボットを実装すると、社内問い合わせの自動化や沿革による勤怠管理、顧客管理の効率化、受付業務の自動化など、さまざまなメリットが期待できます。

今後、LINE WORKSでチャットボットを利用してみたいとお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、チャットボット連携がもたらすそれぞれのメリットについて詳しく解説します。

●社内向け問い合わせ対応の自動化

LINE WORKSにチャットボットを実装すると、社内向け問い合わせ対応の自動化が可能です。従業員からの問い合わせを事前に想定しておき、チャットボットにあらかじめ回答を登録しておけば、問い合わせ担当者がいなくても疑問を解決できます。

AIが搭載されているチャットボットと連携すれば、チャットボットが自動的に回答を学習して精度を高められます。

問い合わせ担当者の負担を軽減するだけでなく、土日や祝日など担当者が不在の日でも従業員からの問い合わせに自動回答でき、24時間365日体制を実現できるというメリットもあります。

●遠隔で勤怠管理が可能

チャットボットを実装すると、LINE WORKSのトーク画面からチャットボットに話しかける形で、遠隔による勤怠管理を行うことが可能です。

一般的に、勤怠管理を行う際は社内に導入した勤怠管理システムを操作する必要があります。しかし、LINE WORKSにログインした状態で勤怠管理システムと連携したチャットボットから操作を行えば、社外からでも容易に勤怠を入力できます。

LINE WORKSで勤怠管理を実現できれば、社外に出向していたりリモートワークを行っていたりする従業員がいても、勤怠管理の負担を軽減できます。

●効率的な顧客管理が可能

LINE WORKSとチャットボットの連携による顧客管理も、業務効率化に有効です。LINE WORKSのトーク画面から簡単な質問に答えるだけで日報を入力できる環境を整えておけば、営業担当者が外回りからオフィスに戻って日報を入力する必要がなくなり、労働時間の削減に役立ちます。

また、入力を簡素化することで「営業担当者がなかなか日報を入力しないため、部門内の商談状況や進捗がわかりにくい」という課題を解決できます。部門内の商談状況を明らかにすることで情報共有を促進し、今後の営業方針を定めやすくなったり属人化を解消したりする効果が期待できます。

●受付業務の自動化が可能

チャットボットには、受付業務を自動化するという使い方もあります。オフィスの受付や病院の受付などで有人の受付業務を行うと、忙しい時間帯などには十分な対応をしきれず、1人あたりに割り当てられるリソースが限られて顧客満足度の低下を招く可能性があります。

受付業務をチャットボットに切り替えることで、安定的な品質で受付対応ができるため、業務負担の軽減だけでなく顧客満足度の向上も期待できます。

最近では、決まりきったパターンの回答を行うシンプルなチャットボットだけではなく、訪問者の感情を読み取って感情に合わせた適切な対応を選択する複雑性の高いAIチャットボットも登場しています。

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■LINE WORKSのチャットボット作成・連携方法は2つ

LINE WORKSのチャットボット作成・連携方法には、「LINE WORKS内のbot機能でチャットボットを作成・活用する」ものと「外部チャットボットを連携する」ものの2種類あります。ここでは、それぞれの作成・連携方法について解説します。

●LINE WORKS内のbot機能でチャットボットを作成・活用する

1つ目のチャットボット作成・連携方法は、LINE WORKS内に用意されている「bot機能」を利用する方法です。LINE WORKSには全ての利用者が無料で使えるbot作成プラットフォームが用意されており、実装に必要なドキュメントなどもLINE WORKS Developersから公開されています。

豊富なテンプレートが用意されているので、自社が運用したいスタイルに近いものを選んで少し手を加えるだけで簡単にチャットボットの実装が可能です。「チャットボットを利用してみたいけれど、開発のための専門知識がない」という方でも気軽にチャットボットを作成できます。

チャットボットの返信にはテキスト以外にボタンやスタンプも登録できるため、社内利用以外にユーザーからの問い合わせ対応などの場面でも親近感を持たせやすいのが魅力です。グループのトークルームにメンバーとしてチャットボットを追加することも可能であり、すぐにアクセスしやすい環境を実現できます。

●外部チャットボットを連携する

2つ目のチャットボット作成・連携方法は、LINE WORKS以外の外部チャットボットを連携する方法です。LINE WORKSとの連携に対応しているチャットボットであれば、簡単な事前設定を済ませるだけで連携できます。

既に自社で利用しているチャットボットがあり、後からLINE WORKSを使い始める場合などにはこちらの方法を選択すると良いでしょう。また、LINE WORKSに備わっているチャットボット作成機能より複雑なボットを実装したい場合にも、こちらの方法が適しています。

LINE WORKSの使用開始よりも後に外部チャットボットを契約して連携させようと考えている場合は、検討中のチャットボットがLINE WORKSとの連携に対応しているかどうか事前に調べておきましょう。いざ契約してから連携できないことが判明すると、導入後にLINE WORKSとチャットボットを別々に運用しなければならず、管理が煩雑になるおそれがあるためです。

■外部チャットボット連携がおすすめの人とは?

ここまでお伝えしてきた内容を踏まえて、LINE WORKSに備わっているチャットボット作成機能と外部チャットボット連携のどちらを選択すべきか迷っている方も多いのではないでしょうか。

LINE WORKSのチャットボット作成機能がおすすめなのは、「チャットボットにかけるコストをできるだけ抑えたい人」や「チャットボットを作成するための十分な専門知識を持たない人」です。

LINE WORKSのチャットボット作成機能は無料で利用できるため、外部チャットボットを別途契約する費用をかけたくない場合に向いています。また、テンプレートが用意されているので、チャットボットをまずは使ってみたい方にも適しています。

一方、外部チャットボット連携がおすすめなのは、前述のように「既に社内でチャットボットを利用している人」や「より本格的で複雑性の高いチャットボットを利用したい人」です。外部チャットボットを活用することでAIなど高度な技術を活用した複雑な問い合わせ対応や勤怠管理、顧客管理などが可能になります。

■【LINE WORKS連携可能】おすすめ社内向けチャットボット3選

LINE WORKS連携が可能なチャットボットの中にも、人事・総務業務や問い合わせ対応に特化したものなど、さまざまな活用シーンがあります。チャットボットを選ぶ際は、自社の目的に合致したチャットボットを見極めて導入することが大切です。

ここでは、LINE WORKS連携に対応しているおすすめ社内向けチャットボット3選を紹介します。3社の資料をまとめて請求したい方は、下記のページからお気軽にお問い合わせください。

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●CB4-人事・総務|NDIソリューションズ株式会社

CB4-人事・総務は、NDIソリューションズ株式会社が提供しているチャットボットです。名前のとおり人事・総務部門の問い合わせ対応に特化しており、よくある問い合わせ400種類と学習用サンプル質問文4,000文をあらかじめ学習した状態で提供されるため、導入してからすぐに活用できます。問い合わせのみに特化することで、安価に導入できるのも魅力のひとつです。

AIチャットボットなので質問の内容を自ら理解し、最適な回答を自動的に選択して回答してくれます。学習データには同社のグループ社内で実績が確かな人事・総務業務のデータを利用しており、自社の運用に合わせて回答文を少し修正するだけで精度の高いチャットボットを簡単に実装可能です。

●amie HelpBot|ペネトレイト・オブ・リミット株式会社

amie HelpBotペネトレイト・オブ・リミット株式会社が提供している社内ドキュメント管理用のチャットボットで、メンテナンスのしやすさに重点が置かれているのが特徴です。

既に自社に存在するWordやPDF、PowerPointなどのドキュメントを読み込んで学習データとして使用するため、シナリオを1から作成する必要がなく、導入までの時間と手間を削減できます。場合によっては最短即日の運用スタートも可能です。

Slack、LINE、LINE WORKS、MS Teams、Google Chat、WebEx Teamsなど多くのツールに連携対応しており、LINE WORKSと連携することでトーク画面から質問や回答を表示できるため、別画面を開くことなくいつも利用している画面上から手軽にamie HelpBotを利用できます。

●hachidori|hachidori株式会社

hachidorihachidori株式会社が開発したチャットボットで、7,000社以上の豊富な導入事例をもとに専任チームのサポートを受けながら効果的なシナリオを作成できます。選択肢(シナリオ)タイプ、フリーワードタイプ、有人チャットサポートタイプの3種類を組み合わせて、「最も効果の高いシナリオ作成」を行えるのが強みです。

事業者が提供しているチャットボットの中ではめずらしい「ステップ配信機能」にも対応しており、LINEやLINE WORKSで「友だち追加」をしたユーザーに対してあらかじめ指定したスケジュールに基づくメッセージをステップメールの要領で配信できます。LINE WORKSと連携し、お客様へのマーケティング活動に役立てられます。

■まとめ

LINE WORKSをチャットボット連携すると、社内外のコミュニケーション活性化や業務自動化などさまざまなメリットがあります。初めての人であればLINE WORKSのボット作成機能でも十分に役立つチャットボットを作成できますが、より精度の高いチャットボットを利用するなら外部チャットボットの導入がおすすめです。

LINE WORKSと連携できるかどうかを必ず確認した上で、チャットボットを導入する目的を明らかにして自社にとって適切な活用方法を見極めることが大切です。

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