人気RPAツール「WorkFusion RPA Express」フリーライセンスも

最終更新日:2024/04/04

ホワイトカラーの業務効率化ツールとして注目を集めているRPA。

ただ、「実際業務が効率化するのかわからない」「使いこなせるのか」「まずはスモールスタートにしたい」といった疑問や要望から、製品版を導入するのをためらう企業も多いでしょう。そうした際におすすめしたいのが、フリーライセンスから始められる人気のRPAツール「WorkFusion RPA Express」（以下RPA Express）です。今回は、「WorkFusion RPA Express」の利用シーンや活用事例などについて、詳しくみていきましょう。

RPAツールについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
RPAツール機能比較！各ツールの特徴・業務効率化できることを紹介

そもそもRPAって何？

「WorkFusion RPA Express」について詳しく紹介していく前に、まずはRPAが何なのか、詳しくご紹介していきます。

RPAは「Robotic Process Automation」を略した言葉であり、ホワイトカラーのデスクワークを、AI(人工知能)を搭載したロボットに自動化させる概念を指す言葉です。そして、この概念を実現させるためのツールのことを「RPAツール」と呼びます。

RPAツールを活用すると、書類の作成や表（グラフ）の作成など、PCで行われる作業の内容をツールに記憶させることができるようになります。そのため、必要な作業内容をツールに記憶させれば、その作業を正確かつ高速に自動化させることができるわけです。

当然、これらの作業を自動化できるようになれば、その作業に時間を割いていた担当者も別の業務に力を注ぐことができるようになるわけですから、業務効率化や生産性向上が期待できるのです。

また、RPAという技術は専門的なプログラミングスキルを必要としないため、プログラミングに関する専門知識を持ち合わせていない担当者であっても、しっかりとRPAに教育を施すことで活用していくことができます。これも大きな魅力のひとつでしょう。

こういった特徴を持っているRPAは、現代社会が抱える「人手不足」という問題の解消にも貢献することから、大きな注目を集めているのです。

そんなRPAを行うためのツールとして「WorkFusion RPA Express」は特に人気があるわけですが、具体的にどのような特徴があるのか、ここから詳しくみていきましょう。

RPAツール「WorkFusion RPA Express」でできること

冒頭でもご紹介したように、「WorkFusion RPA Express」はフリーライセンスから利用開始できるという点が大きな魅力のひとつなのですが、「無料でどの程度の機能が備わっているのか」という点が気になる方も多いのではないでしょうか。ここからは、「WorkFusion RPA Express」でできることについて、詳しくみていきましょう。

フリーライセンス版である「RPA Express Starter」に備わっている機能としては、以下のようなものが挙げられます。

・Excel操作
・マウス、キーボード操作
・アプリケーション操作
・レコーダー機能
・コード不要の自動化
・デスクトップとウェブの自動化
・組み込みOCR
・ドラッグ&ドロップビルダー

なお、「WorkFusion RPA Express」には有料版の「RPA Express Pro」も設けられており、有料版になると以下のような機能も追加で利用可能です。

・ユーザー数無制限
・スムーズな人とボットとの協力関係
・集中型管理自動化
・タスクスケジューリング
・ワークフロー管理

このような機能が備わっているわけですが、基本的な機能に関してはフリーライセンス版の「RPA Express Starter」に備わっていますので、フリーライセンス版だけでもしっかりと有効活用することができるでしょう。

ちなみに、これらの機能を利用してできるものとしては、「画像のイメージ方法を利用して操作対象を認識すること」であったり、「操作スタッフの操作方法を監視して自動記録すること」であったり、さまざまです。

小規模なものはもちろんのこと、大規模なものまで制限なく自動化させることができるという点は、大きなメリットといえるのではないでしょうか。

より本格的に活用していく場合には有料版のほうがおすすめといえますが、基本的な事務処理などを自動化させる程度であれば、フリーライセンス版でも特に問題はありません。そのため、まずはフリーライセンス版で利用してみて、効果を実感できたら有償版を本格導入するという流れを採用するのもよいでしょう。

ちなみに、有料版である「WorkFusion RPA Express」は、サーバーにインストールして使用するため、複数のロボットを集中管理することも可能です。RPAを導入すると、次第に数が増えていってしまい管理が追いつかなくなるというケースも少なくありません。また、間違って操作を続けてしまうロボットが出てくるケースもありますが、「WorkFusion RPA Express」であればそのような心配はありませんので、将来的に多くのロボットを扱う可能性がある場合には、有償版も視野に入れてみるとよいでしょう。

RPAツール「WorkFusion RPA Express」の日本での販売パートナーが決定、国内販売を加速

RPA Expressは、米国ニューヨークに本社を置くITスタートアップ、WorkFusion社のRPAツールです。商業利用の実績も数多くあり、世界中の企業で導入されています。RPA Expressのデビュー時には、「完全無料の優れたRPAツールが登場した」「世界中のRPAベンダーが料金の見直しを迫られた」といったうわさもささやかれたほどです。

日本でも完全フリーで企業規模に関係なく幅広く活用できる点は評価されていたものの、当初は日本語未対応だったため、日本国内のコミュニティが活発でない点などが懸念されていました。

このほど、システムインテグレータがRPA Expressの日本第一号販売パートナーとなり、2018年12月1日から国内での販売を開始しています。同社では、2021年までの3年間で4億円の売上目標を掲げています。日本のユーザーにとっては朗報でしょう。同社によると、昨今RPA市場は急速に拡大し、さまざまなツールやベンダーが参入しているものの、初期導入費用だけ数千万円、さらにランニングコストが年間数百万円も必要となるケースもあるといいます。

「規模の経済」を発揮できる大企業ならよいかもしれませんが、中堅・中小企業では導入に二の足を踏んでしまうでしょう。また、せっかく膨大なコストを費やして導入したにも関わらず、使われないまま放置されるケースや、改めて別のベンダーに再構築を依頼しなければならないケースもあるといいます。

そこで、システムインテグレータでは、フリーライセンスから始められるRPA Expressを導入し、まずはユーザーがRPAを利用してみて、その有用性を理解した上で本格導入に移るスタイルを採用しました。同社では、RPAを導入したいという企業のニーズはある程度類型化されているとみており、RPA Express上で処理を自動化するロボットモジュールを提供するほか、個別のケースにも対応していくといいます。

想定している利用シーンとしては、以下のような場合が挙げられています。

〇RPA Expressの利用シーン

・AシステムからBシステムにデータを再入力する

・イベント発生時にシステムを自動処理する

・FAX-OCR、メール送信ファイルなどをシステムに自動入力する

・請求、入金、支払業務などの照合作業

RPA EXPRESSの特徴としては、プログラミング不要で自動化を行うための作業記録が可能なほか、HTML/CSSなどの構成を解析して操作対象を特定する「オブジェクト認識」に加えて、パソコン画面上の相対位置を特定する「画像認識」に対応している点があります。

また、フリー版と有償版の違いは、有償版だとサーバインストールによる複数ボットの集中管理や複数ボットの同時実行が可能であるという点があります。

RPA Express StarterとRPA Express Proの違い

システムインテグレータでは、「RPA Express Starter」と「RPA Express Pro」という、それぞれ異なる特徴を持った2つのツールを採用しています。

「RPA Express Starter」は、ラインセンスフリー（無料）で使用可能なツールです。そのため、「まずはRPAツールの有効性を確かめた上で本格的に導入していきたい」という場合におすすめのツールといえるでしょう。

有償版となる「RPA Express Pro」では、サーバインストールによって複数のBOTを集中管理することが可能です。また、複数のBOTを同時に実行できるため、より複雑な業務も効率化していくことができるでしょう。

RPA Expressのインストール方法

RPA Expressは英語版しか用意されていないため、英語が得意ではない方などはインストールの方法自体がわからずに困ってしまうケースもあるでしょう。そのため、まずはRPA Expressのインストール方法について詳しく見ていきましょう。

まず、インストールする前の前提条件として、RPA Expressは「Windows7以上」でなければ使用することができません。Macにも対応していませんので、必ず「Windows7以上であるかどうか」を確認してからインストールに進むようにしてください。また、64ビットのOSであることも条件のひとつです。32ビットのOSでは利用できませんので注意しましょう。

さらに、メモリ容量が小さなハードディスクの場合はインストール自体が行えない可能性もあるため、事前にチェックしておく必要があります。4GBであれば問題なく動かせるとされていますが、動作が不安定になってしまう可能性も否めません。そのため、8GBのほうがスムーズに使用することができるでしょう。

・RPA Expressのユーザー登録とダウンロード

ここまでに紹介した注意点をクリアしたら、実際にRPA Expressをインストールしていきます。まずはWork Fusion社のホームページを開き、RPA Expressをダウンロードしていきましょう。ダウンロードボタンがあり、それをクリックするとユーザー登録画面が表示されます。各項目（メールアドレス、名前、役職、会社名、業種など）を入力し、送信ボタンを押せば登録完了です。

なお、メールアドレスは、Gmailやyahoo!メールといったフリーアドレスでは登録できないので注意しましょう。ただし携帯電話のメールアドレスは使用可能です。

そして、すべての項目を入力して「送信」をクリックするとライセンス契約書が表示されますので、一読した上で最下部の「同意しダウロードする」をクリックし、ダウンロードを行いましょう。

・RPA Expressのインストール

RPA Expressのインストーラーをダウンロードすることができたら、RPA Expressをインストールしていきましょう。この段階からはすべて英語表記になるため、注意しながら進めていくようにしましょう。
まず、「RPA ExpressInstaler.exe」を実行し、セットアップ画面を表示させます。2箇所のチェックボックスがありますので、両方にチェックして「Next」をクリックしましょう。

次に、メールアドレスの登録画面が表示されます。ユーザー登録で入力したアドレスと同じものを入力し、次に進みましょう。次に進むとインストールタイプの選択画面が表示されますので、「Development Workstation(free)」を選択し、「Next」をクリックしてください。

そして次に、ユーザーIDとパスワードの設定画面に進みます。このユーザーIDとパスワードは自由に決めて問題ありません。ただし、ユーザーIDは小文字と数字のみで5文字以上20文字以下でなければなりません。パスワードも、英数字8文字以上20文字以下でなければなりませんので注意しましょう。

最後にインストール先の確認画面が表示されますので、問題なければ「Install」をクリックしてインストールしましょう。これでインストールの作業は完了です。

RPA Expressの使い方

RPA Expressの使い方についても詳しくみていきましょう。

・WorkFusion Studio

WorkFusion Studioは、RPA Expressにおいて「メイン」となるものです。RPAを行うロボットの作成はこの画面で行いますので、しっかりと使い方を覚えておく必要があります。ただ、難しい操作が必要なわけではありません。アクティビティをドラッグ&ドロップするだけで良いため、RPAロボットの作成経験が浅い人でも操作することができるでしょう。

・Play Recording

作成したRPAロボットの実行は、このPlay Recordingで行います。例えば、Web上からデータの取得を行ってExcelへと出力したり、表やグラフ作成における入力操作をレコーディングしたりと、一連の作業を自動化することができるわけです。
ちなみにRPA ExpressはOCR機能も搭載していますので、画像データをスキャナで読み取り、テキストデータに変換させることもできます。

・Replace with new recording/Insert recording

作成したRPAロボットを編集したい場合には、この「Replace with new recording/Insert recording」から修正することができます。

・Publish to Control Tower

作成したRPAロボットをフローチャートとして登録することが可能です。一度フローチャートとして登録してしまえば、複雑な作業の自動化が必要になった場合にも登録済みの作業を連結させるだけで良くなるため、自動化のための労力を削減することができます。

（参照：RPATIMES　【2019年】Work Fusionの『RPA Express(エクスプレス）』とは？無料で使えるRPAツール）

RPA Expressのサンプルケース（活用事例）

RPA Expressの利用に適しているシーンとしては、「事務担当者に見積もり作成の依頼をしたい場合」などが挙げられるでしょう。たとえば、顧客の見積もり依頼書が営業担当者に提出され、その見積もり書の作成を事務担当者に依頼する必要があったとします。これら一連の流れをすべて人の手で行う場合であれば、以下のように作業を進めなければなりません。

1.顧客からの見積もり依頼メールを受信（営業担当者）
2.見積もり依頼書の作成依頼（営業担当者）
3.見積もり書作成（事務担当者）
4.営業担当者への見積もり書提出（事務担当者）
5.顧客への見積もり書送付（営業担当者）

しかし、RPA Expressを導入することで、「メール受信の認識」「ERPパッケージGRANDITの画面認識」「PDFを作成してメール送信」といったものを自動化できるため、大幅に作業効率を高めることができるのです。当然、顧客にも速やかに見積もり内容を確認してもらえるようになるため、顧客満足度の向上にもつなげられます。

こういった反復的な業務を最適化したり削減したりする作業は、まさにRPA ExpressをはじめとするAIの得意とする分野といっても過言ではありません。

業務効率化を図りたい企業にとって、まさにRPA Expressは最適なツールといえるでしょう。

RPA Expressの導入事例

RPA Expressの利用が適しているシーンについてお分かりいただけたかと思いますが、実際にどのような企業がRPA Expressを導入しているのでしょうか。ここからは、RPA Expressの導入事例をいくつかご紹介していきます。

・ディップ株式会社

アルバイト・パート求人掲載サイトのバイトルを運営しているディップ株式会社では、RPA Expressの導入によって業務効率化を図っています。RPA Express以外にも3つのツールを組み合わせて活用することで、9ヶ月間で10万時間の社内業務削減を実現しました。
ディップには「攻めの情シス」と「守りの情シス」があり、攻めの情シスは、社内体制の改善によって次のステージへ改革していく部署を指すそうです（守りの情シスは、ごく一般的な情シスです）。
そして、この攻めの情シスにおいてRPA Expressなどのソリューションを活用することで、社内業務改善につなげていっているといいます。
ただ、ディップでは、「RPAはあくまでも業務改革中での道具のひとつ」と考えられているようです。具体的には、ソリューションの活用を前提とした業務改革ではなく、ソリューションを使用しなくても効率化できるように考えた上で、「どうしても効率化できない部分をRPA化する」という方針のようです。
RPAの活用を前提とするわけでなく、「業務効率化の実現」という目的を明確に持った上で導入しているからこそ、より最適な方法でRPA Expressを活用できているのかもしれません。

・antites社

スペインのマドリードに拠点を置く小規模コンサルティング会社の「antites」でも、RPA Expressが活用されています。antites社は、顧客の会計事務所にRPA Expressを提案し、社会保障労働文書に関する業務をRPA Expressによって効率化させることに成功しました。
具体的には、RPA Expressの提案によって、これまで従業員2人で毎月5〜6営業日必要だった業務が、月2回に削減されたといいます。また、従業員の数に関しても「ロボットの監督を担当する1名だけ」になるなど、業務効率化だけでなく人件費削減も実現できているのです。

・De Krom社

オランダの舗装会社である「De Krom社」でも、RPA Expressが導入されています。導入前までは、下請け会社への作業指示に関連する業務が週に16〜24時間ほどあり、従業員も2人を必要としていたそうです。
ただ、RPA Expressの導入によって、それらの作業を「週に約2時間」にまで削減することに成功しました。この業務効率化によって、社員は土日に業務を行う必要がなくなるなど、負担軽減につなげることもできているそうです。

RPA ExpressはスモールスタートにぴったりのRPAツール

RPAの導入を成功させるコツは、まずスモールスタートから始めることです。一部の部署や業務から導入してみてその有効性を実証し、全体的な最適化につなげていきます。

そのためには、できるだけ取り扱いが容易でコスト負担が少ない一方、将来的にはさまざまな業務にも対応できる拡張性を備えたソフトウェアを選ぶとよいでしょう。その点、RPA EXPRESSはRPAに必要な最低限の機能は備わっており、シンプルな操作性が逆にわかりやすいとの評判も得ています。また、無料版でも一通りの機能が使用でき、本格導入する場合は有償版に上位互換できるのも魅力です。

現在は数多くのRPAツールが存在しているため、どのツールが自社の目的や方針に見合ったものかを判断してから導入しなければ、業務の効率化につなげられない可能性もあります。そのような失敗を避けるためにも、無償版が設けられているツールを導入するなどのスモールスタートによって、まずはツールの有効性を確認することが大切です。

その点を踏まえると、RPA Expressは「RPAってよくわからないけど利用してみたい」という方の第一歩にぴったりのツールといえるのではないでしょうか。より力を注いでいくべき業務に集中する環境を整えていく上で、RPAによる業務効率化は欠かせないものとなりつつあるかもしれません。

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AIsmiley編集部

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