Kofaxの特徴とメリットは？サーバ型RPAで定型作業の効率化

最終更新日:2024/04/04

近年の少子高齢化に伴う人材不足に加え、新型コロナウィルス感染症の影響などにより、多くの企業で業務効率化が求められるようになってきています。それらの要因によってテレワークを導入する企業も増加しており、「人が行うべき業務」と「ツールに任せるべき業務」の棲み分けを行うことの重要性はますます増しているといえるでしょう。

そのため、「RPA」をはじめとする業務効率化ツールを有効活用できるかどうかが、企業の将来を左右すると言っても過言ではありません。今回は、定型作業の効率化に欠かせない「RPA」の基礎知識について解説するとともに、国内外の多くの企業で導入され始めているRPAツール「Kofax」の特徴とメリットについてもご紹介していきます。

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RPAとは？導入によって期待できる6つ効果と自動化できる5つ業務

定型作業の効率化に欠かせない「RPA」とは？

RPA（Robotic Process Automation）とは、バックオフィス業務などの事務作業（ホワイトカラー業務）を自動化することができるロボットのことです。多くの企業では日常的にさまざまな事務作業が発生しており、これまでは事務作業を専門とする従業員がすべての業務を担当するのが一般的でした。しかし近年は、発注書の内容をシステムに入力したり、Excelファイルの内容をシステムにコピーや貼り付けしたりする作業を「RPAツール」に代行させる企業も多くなってきているのです。
しかし、RPAには主に3つの段階が存在しており、段階ごとに対応できる業務内容は異なります。それぞれの段階で対応できる業務は、以下の通りです。

・class1（RPA）

1段階目の「class1」に該当するのはRPAであり、定型業務を正確かつスピーディに進めていくことが可能です。また、複数のアプリケーションとの連携が求められる単純作業などにも対応することができます。一般的には「人事」「経理」「総務」などにおける管理業務や、「販売管理」「経理処理」といった業務に活用されているものです。

・class2（EPA）

2段階目の「class2」に該当するのはEPA（Enhanced Process Automation）と呼ばれるものであり、データの収集・分析を行うことができます。たとえば、複雑な要因を加味した売上予測であったり、自由記述のアンケートを集計したりするなど、データをもとにした分析作業の自動化が可能です。

・class3（CA）

3段階目の「class3」に該当するのは、CA（Cognitive Automation）と呼ばれるものであり、RPAにAI（人工知能）のような「自ら判断することができる機能」が備えられています。そのため、プロセスの分析、改善、意思決定といった一連の作業を自動化することができるのです。そのため、大量のデータを整理・分析したり、収集したデータによる経営改善に活用したりすることができます。

多くの企業がRPAに注目する理由

RPAが多くの企業に注目され始めているのは、冒頭でもご紹介したように「業務効率化が大きな課題となっているから」に他なりません。特に近年は「働き方改革」という言葉も広く認知され始めており、従業員一人ひとりが能力を存分に発揮できるような環境づくりが求められているのです。

そして、「少子高齢化」もRPAに注目が集まる要因の一つといえるでしょう。厚生労働省の調査によれば、日本の人口は2053年に1億人を割ってしまうことが予想されており、今後ますます人口が減少していく可能性が高いのです。

そのような状況の中で、人の力だけで生産性を高めていくのは現実的とはいえません。だからこそ、多くの企業が業務効率や生産性向上の手段としてRPAに目を向け始めているわけです。

とはいえ、RPAツールを導入するだけで確実に業務効率化を実現できるとは限りません。RPAツールの特徴をしっかりと把握した上で有効活用しなければ、その企業が抱える課題を解決に導けない可能性もあるからです。

そのため、より安心して導入・活用できる「日本語でのサポート体制」が整っているかどうかという点は、導入を検討する上で大きなポイントといえるでしょう。世界35カ国以上で導入されている「Kofax」は、まさに日本語でのサポートが受けられる注目すべきRPAツールの一つといえます。

多様な定型作業を自動化できるKofax RPAの特徴

Kofax RPAは、アメリカに本社があるKofax社が提供しているRPAツールです。Kofax製品は世界の2万5,000以上の企業で導入されており、世界のトップ銀行10行中8行、世界トップ保険会社10社中7社、世界トップ運送会社5社中3社が採用していることからも信頼性の高さが窺えます。日本でもゆうちょ銀行や三菱UFJフィナンシャルグループといった大手金融機関を中心に導入されています。そんなKofaxの主な特徴としては、以下の4つが挙げられます。

1.日本語でサポートを受けられる

先ほどもご紹介したように、Kofaxは世界中で導入されているRPAツールのため、国産のRPAツールではありません。ただ、日本国内でも1,000社以上の導入実績があり、しっかりと日本語でサポートを受けられる環境が整っているため、初めてRPAツールを導入する企業でも安心して利用することができるでしょう。

2.サーバ型のため大規模展開が可能

RPAツールには主に「デスクトップ型」と「サーバ型」という2つの種類が存在します。デスクトップ型は、サーバやネットワークには接続せず、ツールがインストールされているPCのみで作業を完結するという仕組みです。
一方のサーバ型は、その名の通りサーバに接続して作業を遂行する仕組みのため、サーバ内で大量のデータを管理することができます。つまり、さまざまなPCからツールを稼働させることができるということです。

3.必要最小限の投資で導入できる

Kofaxは、同時に稼働するロボットの数に応じて利用料金が変動する体系が用いられています。PCの数やユーザー数に応じて料金が変動する体系とは異なるため、スモールスタートを検討している企業などは、スケジュール管理によって稼働率を高めていけば投資額を必要最低限に抑えることができるでしょう。

4.OCRがライセンス内に標準装備

Kofaxはキャプチャー業界のリーディングカンパニーとして事業をスタートしており、特許技術を用いた精度の高いOCR（光学式文字認識 ）技術を提供しています。RPAと関連性の強いOCRがライセンス内に標準装備されていることも嬉しいポイントです。KofaxはRPAをあくまでビジネスプロセスの一部と捉えているため、相互運用可能なテクノロジーとの連携が考えられています。そのため業務の自動化に向け更なる効率向上やコスト削減を目指せるでしょう。

Kofax RPAの導入によって全体で約30業務、年間で約2万時間の削減を達成した事例も

なお、Kofaxを導入した広島銀行では、導入前まで手作業で行っていた「顧客データの抽出作業」「サービスの登録・確認作業」を自動化することで、年間80時間もの削減に成功し、さらにローン事務集中部門や、外為事務集中部門における、各種サービスの申し込みやチェック、監査部門におけるデータ管理も含め全体で約30業務、年間で約2万時間の削減を達成しました。多様な定型作業を自動化することのメリットがお分かりいただけるのではないでしょうか。

多くのRPAツールが存在するなかで、自社の課題を解決に導くRPAツールを選択するためには、それぞれのツールの特徴をしっかりと把握することが重要です。Kofaxには、「日本語のサポートが受けられる」「サーバ型で多様な提携作業を効率化できる」「必要最小限の投資で導入できる」といった特徴がありますので、これらの特徴が大きなメリットと感じられる場合には、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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AIsmiley編集部

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