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販売管理システムとは?主な機能や選び方・おすすめのサービス10選も紹介

最終更新日:2024/01/25

管理の難題に直面している経営者や、業務の最適化を目指すあなたにとって、販売管理システムは変革の鍵を握るかもしれません。

本記事では、システムの機能や種類を解説し、自社に適したシステムを選ぶためのポイントを解説します。経営者からIT担当者まで、この一読で、売上向上とコスト削減のバランスをとるための販売管理システムの選び方がわかるようになります。

販売管理システムとは

販売管理システムとは、企業の販売活動全般を一元的に管理するためのシステムです。具体的には、受注、売上、請求などの販売に関わる情報をデジタル化し、一括管理することで業務の効率化やエラーの削減を目指します。

また、在庫管理や購買管理など、販売に直結する他の業務との連携も重視されます。これにより、情報のリアルタイム化や精度向上を実現し、迅速な意思決定や適切な業務遂行を支援します。販売管理システムの目的は、企業の競争力向上と利益最大化に寄与することです。

ERPとの違い

ERP(Enterprise Resource Planning)は、企業資源計画とも呼ばれ、ヒト、モノ、カネ、データといった企業の全てのリソースを統合的に管理するためのシステムです。

ERPは製造、販売、会計、人事、経営戦略など、企業のあらゆる業務をカバーします。一方、販売管理システムは、その名の通り、販売に関わる業務を中心に管理するシステムです。

ERPはより広範で全体的な管理を、販売管理システムはより具体的で詳細な販売業務の管理を行うという違いがあります。

販売管理システムの主な機能

■検品とは?
販売管理システムには、ビジネス運営をスムーズにするための多くの機能が備わっています。

主な機能は以下の3つです。

  • 販売管理
  • 在庫管理
  • 購買管理

これらは、各業務の効率化に寄与する重要な要素となります。

販売管理

販売管理とは、企業が商品やサービスを顧客に販売する一連の流れを管理する機能のことを指します。具体的には、顧客からの注文を受けてから商品の配送、売上の計上、請求書の発行、入金の管理など、販売に関わる一連の業務を一元的に管理します。

これにより、販売の状況がリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定や効率的な業務運営が可能となります。また、販売管理機能は、さらに細分化すると受注の管理、売上の管理、請求・債権の管理といったサブカテゴリーに分けることができます。これらの各機能が連携して動作し、全体として販売管理が行われるのです。

受注の管理

受注の管理とは、顧客からの注文を効率的に管理する機能です。具体的には、注文の受付からその詳細情報の登録、注文状況の一元管理、期日管理、進捗管理などを行います。

また、顧客ごとの注文履歴や注文傾向も把握でき、将来の販売戦略への参考にすることも可能です。この機能により、注文情報の一元化と効率化が図られ、ミスの発生を抑えることができます。

さらに、適切な受注管理を行うことで、顧客満足度の向上やリピート率の増加を期待できます。これらは売上向上に直結するため、ビジネスの成長を支える重要な要素となります。

売上の管理

売上の管理とは、企業が行う売上に関する一連の業務を効率化し、正確な管理を行うための機能です。

売上データの入力、集計、分析を自動化し、リアルタイムでの売上状況の把握が可能になります。また、商品や顧客、期間などさまざまな切り口での売上分析を行い、販売戦略の策定や改善に役立てることができます。

これにより、売上向上のための戦略立案や意思決定が迅速かつ的確に行えるようになり、企業の業績向上に寄与します。さらに、売上の管理を自動化することで、人的ミスを減らすとともに、管理業務にかかる時間とコストを削減することが期待できます。

請求・債権の管理

請求・債権の管理機能は、売上に対する請求書の発行から支払いの確認、債権の回収までを一元的に管理する重要な機能です。

具体的には、請求書の作成・発行、支払い状況の追跡、未収金の管理、債権回収の進捗管理などが可能となります。

この機能によって、請求・債権に関する作業の効率化が図られ、金銭的なトラブルを未然に防ぐことができるのです。さらに、請求・債権の状況をリアルタイムで把握することで、企業のキャッシュフロー管理が容易になり、より的確な経営判断を下すことが可能となります。

在庫管理

在庫管理は、商品の出入庫状況をリアルタイムで把握し、在庫状況を最適化するための重要な機能です。この機能により、適切な在庫量を維持し、過剰在庫や在庫切れを防ぐことが可能となります。在庫管理はそのフェーズごとに、出荷、入荷、棚卸しの管理に分けられます。

出荷の管理

出荷の管理は、商品が顧客に適切なタイミングと状態で届くことを保証する重要な機能です。具体的には、出荷スケジュールの作成、出荷業務の進捗管理、出荷履歴の追跡、出荷先の管理などを行います。

また、出荷ミスの防止や、出荷効率の向上も期待できます。さらに、出荷データを分析することで、顧客の購買傾向を把握し、将来の販売戦略を立てるための有用な情報を提供します。これらにより、顧客満足度の向上や業績の向上が見込めます。

入荷の管理

入荷の管理は、商品の仕入れから保管場所への配置までを一元的に管理する機能です。仕入れた商品の種類、数量、仕入れ日、保管場所などをデータとして管理し、商品の流動性を高めます。

また、入荷情報をリアルタイムで把握することで、在庫過多や在庫切れといった問題を未然に防ぐことが可能となります。

さらに、この機能によって、商品のロスを減らす、仕入れのタイミングを最適化するなど、業務効率化やコスト削減の効果も期待できます。このように、入荷の管理は、企業の在庫管理をスムーズに行うために必要不可欠な機能と言えます。

棚卸しの管理

棚卸しの管理は、在庫状況の正確な把握を可能にする重要な機能です。

一定期間ごとに在庫商品の数を物理的に確認し、実際の在庫数とシステム上の在庫数が一致しているかを確認します。これにより、在庫の過剰や不足、商品の滞留や紛失といった問題を早期に発見し、適切な対策を講じることが可能になるのです。

また、棚卸しの結果は販売戦略の見直しや、在庫管理の改善にも活用できます。さらに、棚卸し作業の手間を軽減し、作業の効率化も図ることができます。このように、棚卸しの管理は在庫管理の精度向上と業務効率化に大いに寄与する機能です。

購買管理

購買管理とは、企業が必要な商品やサービスを適切な価格で適切なタイミングで仕入れるための管理作業を指します。具体的には、何をどのくらいの量で、いつ、どこから購入するかという購買計画の策定、それに基づいた発注活動、そして発注した商品の受け入れや支払い処理などが含まれます。

さらに詳細に分けると、購買管理機能は仕入れの管理と支払いの管理の2つの部分に分けられます。

仕入れの管理

仕入れの管理は、商品や材料の購入から入庫までの一連の流れを管理する機能です。具体的には、仕入れ先からの商品の受け入れ、価格や数量の確認、入庫作業のスケジューリングなどを行います。

また、購入履歴のデータを保存し、必要に応じて参照することも可能です。これにより、適切な仕入れ量を見極めることで在庫の過剰や不足を防ぐことができます。さらに、仕入れ価格の変動や納期の遅延など、仕入れに関するリスクを早期に発見し、対策を立てることも可能になります。

この機能を活用することで、仕入れ業務の効率化とリスクの低減を実現し、経営の安定化に寄与するのです。

支払いの管理

支払いの管理は、仕入れた商品やサービスに対する支払いを適切に管理する機能です。請求書の発行日や支払い期限、支払い方法などを一元的に管理し、遅延や二重支払いを防ぐ役割を果たします。

また、支払いの状況をリアルタイムで把握することで、資金繰りの計画も立てやすくなります。さらに、支払いの履歴を分析することで、コスト削減のための改善点を見つけ出すことも可能です。

この機能により、支払い業務の効率化とともに、企業の財務健全性を維持するための重要な基盤となります。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入することで、主に以下の3つメリットがあります。

  • 業務を効率化できる
  • 業務の属人化を解消できる
  • 経営戦略を策定しやすくなる

それぞれについて、詳しく解説します。

業務を効率化できる

販売管理システムを導入することで、業務を大幅に効率化することが可能です。一つ一つの業務をシステム化することで、人的ミスを減らし、作業時間を短縮することができます。

例えば、受注管理や在庫管理などは、情報を一元化することでリアルタイムに状況を把握でき、必要な対応を素早く行えます。また、定型的な業務を自動化し、人間が行うべき重要な業務に集中できます。これにより、業務の質を向上させるだけでなく、時間的な余裕を生み出し、新たな事業展開やサービス改善につながる可能性も広がります。

業務の属人化を解消できる

販売管理システムを導入すると、業務の属人化を解消できます。業務が属人化すると、特定の人にしかできない業務が生じ、その人がいないと業務が停滞してしまうという問題が起こります。これは、休暇や病気、退職などでその人が不在になると業務が進まなくなるというリスクをはらんでいます。

しかし、販売管理システムにより業務プロセスがシステム化され、誰でも同じ手順で業務を進めることが可能となります。

経営戦略を策定しやすくなる

販売管理システムを導入することで、売上や在庫、購買などのデータを一元的に管理できます。これにより、リアルタイムで正確な情報を把握することができ、データに基づいた経営判断を行えるのです。

また、過去のデータを蓄積し分析することで、市場の動向や顧客の傾向、商品の売れ筋などを把握し、それをもとにした戦略的な販売計画を立てられます。

さらに、販売管理システムは、これらの情報を視覚的に表示するダッシュボード機能も備えており、経営者や管理者が直感的に理解しやすい形で情報を可視化します。

販売管理システムを導入するデメリット

販売管理システムを導入すると、業務効率化や情報一元化などのメリットがありますが、一方で導入や運用にコストがかかる、専門知識が必要となる、既存システムからのデータ移行が難しいといったデメリットも存在します。

  • 導入・運用にコストがかかる
  • 運用には専門知識が必要となる
  • 既存システムからのデータ移行が難しい

導入・運用にコストがかかる

販売管理システムの導入には、初期導入費用が必要です。また、運用開始後もシステムの保守・運用、定期的なアップデート、ヘルプデスク対応など、毎月発生する運用費用が発生します。

これらの費用は、システムの規模や業務内容、利用する機能の範囲により変動します。導入費用の相場は、オンプレミス型の場合、中小企業で数十万円から、大企業では数千万円に及ぶこともあります。

クラウド型の場合は初期費用が抑えられる反面、月々の利用料が発生します。費用対効果を考慮しながら、自社の経営状況や業務内容に最適なシステムを選ぶことが求められるのです。

運用には専門知識が必要となる

販売管理システムを適切に運用するには、一定の専門知識が必要となります。特に、システムの全機能を活用するためには、販売、在庫管理、購買管理など、各業務の基本的な知識だけでなく、システム操作に関する技術的な知識も求められます。

また、システムが出力する各種データを適切に解釈し、業務改善や経営判断に活用するためには、データ・サイエンスのスキルも必要です。

さらに、システムトラブルが発生した際の対応や、システムのアップデート・改修を行うためには、ITに関する基本的な知識も必要となります。これらの知識を持つスタッフの育成や、外部の専門家を雇うことも考慮しなければなりません。

既存システムからのデータ移行が難しい

販売管理システムを導入する際には、既存のシステムから新システムへのデータ移行が必要となります。しかし、データ形式や項目の違い、データ量の多さなどから、この移行作業は困難を伴うことが多いです。

特に、大量のデータを一度に移行すると、データの一部が欠損したり、誤った形式で移行されたりするリスクがあります。これらの問題が生じると、業務に大きな影響を及ぼす可能性があり、システムの使用開始が遅れることもあります。

また、データ移行には専門的な知識が必要で、それに伴うコストも考慮する必要があります。

販売管理システムの種類

販売管理システムには、その機能や規模に応じてさまざまな種類が存在します。大きく分けると、汎用型、複数業種への対応型、小規模型の3つのカテゴリーがあります。ここからはその3つの種類について詳しく見ていきましょう。

汎用性

汎用型の販売管理システムは、多種多様な業種や業態に対応可能な設計がされています。そのため、特定の業種や業態に特化した機能は少ないものの、基本的な販売管理機能を網羅しており、多くの企業で活用できるのが特徴です。

そのメリットとしては、導入後のカスタマイズが容易であること、また幅広い業種での使用実績があるため信頼性が高いという点が挙げられます。デメリットとしては、企業の特定の要件に完全に対応できない場合があることです。汎用型は特に、新設企業や業種を問わず基本的な販売管理機能を求める企業におすすめです。

複数業種への対応型

複数業種への対応型の販売管理システムは、いくつかの業種の特性に対応した機能を持つシステムを言います。汎用型との違いは、ある程度業種を絞って特化されていることです。

一つのシステムで多様な業種のビジネスニーズを満たすことができるため、多角的なビジネスを展開する企業にとって非常に有用です。また、新たな事業を立ち上げる際にも、業種を問わず対応可能なシステムであるため、追加のシステム導入コストを抑えることができます。

一方で、多機能であるがゆえに操作が複雑になりがちで、全ての機能を使いこなすには研修や教育が必要となる場合もあります。また、特定の業種に特化した機能が求められる場合、必ずしも最適な解決策とは言えないかもしれません。

そのため、複数業種への対応型は、多角経営を行っている企業や、将来的に新規事業を展開する可能性がある企業に特におすすめです。

小規模型

小規模型の販売管理システムは、主に中小企業やスタートアップ向けに設計されています。規模が小さい企業でも導入しやすいように、必要最低限の機能に絞り、使いやすさを重視した設計がなされています。

メリットとしては、低コストで導入でき、操作が簡単なためすぐにでも業務に活用できます。また、小規模ながらも必要な機能を備えているため、効率的な業務運営が可能となります。デメリットとしては、大規模な業務には対応できないことや、機能が限定的なため将来的に業務が拡大した際には別のシステムへの移行が必要となる可能性があります。

しかし、初めてのシステム導入や、業務効率化を図りたい小規模企業には最適な選択と言えます。

販売管理システムの選び方

・運送業界
販売管理システムを選ぶ際は、自社の業種・業態に適したもの、利用する業務範囲に適したもの、既存のシステムと連携できるもの、自社に適した提供形態のものを選ぶことが重要です。

  • 自社の業種・業態に適しているものを選ぶ
  • 利用する業務範囲に適しているものを選ぶ
  • 既存のシステムと連携できるものを選ぶ
  • 自社に適した提供形態のものを選ぶ

ここからは各ポイントについて見ていきましょう。

自社の業種・業態に適しているものを選ぶ

販売管理システムを選ぶ際には、自社の業種・業態に適したものを選ぶことが重要です。なぜなら、販売管理システムには業種・業態に特化したものが存在し、それぞれの特性を最大限に活かすことができるからです。

例えば、食品業を営む企業には、賞味期限の管理や衛生管理といった特有のニーズがあります。

そのような企業には、これらのニーズを考慮した販売管理システムを選ぶことで、業務の効率化やミスの削減が期待できます。また、製造業の場合、生産計画や資材管理など、製造プロセス全体を見渡すことが求められます。そのため、製造業向けの販売管理システムを導入すれば、生産効率の向上やコスト削減につながります。

このように、自社の業種・業態に適したシステムを選ぶことで、その効果を最大限に引き出すことが可能となります。

利用する業務範囲に適しているものを選ぶ

販売管理システムを選ぶ際には、自社の業務範囲に適したシステムを選ぶことが重要です。例えば、複数の商品を取り扱っていて、それぞれの在庫管理が必要な場合、在庫管理機能が充実しているシステムを選ぶといいでしょう。

また、顧客とのコミュニケーションが頻繁で、顧客情報の管理が求められる場合は、CRM(顧客関係管理)機能が備わっているシステムが適しています。

逆に、必要な機能が備わっていないシステムを選んでしまうと、業務効率が上がらず、結果的にコスト増につながる可能性があります。自社の業務を理解し、それに最適な機能を持つシステムを選ぶことで、業務の効率化を図ることができるのです。

既存のシステムと連携できるものを選ぶ

既存のシステムとの連携が可能な販売管理システムを選ぶことは、業務のスムーズな運用に不可欠です。すでに導入しているシステムとの互換性がない場合、データの収集や分析、業務の連携に手間がかかり、業務効率が下がる可能性があります。

選択する販売管理システムが、既存のシステムとどの程度連携できるかを確認するためには、事前にベンダーと詳細な打ち合わせを行い、必要な機能や連携範囲を明確にすることが重要です。また、デモ版を利用して実際の操作感や連携具合を確認するのも良いでしょう。

自社に適した提供形態のものを選ぶ

販売管理システムの提供形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形式で、初期費用が抑えられ、システムのアップデートも自動的に行われるというメリットがありますが、顧客情報などの機密情報を社外に出さなければいけないなどのデメリットがあります。

一方、オンプレミス型は自社でシステムを運用する形式で、セキュリティ等の細かな設定が可能であり、自社の独自の要件に対応しやすいというメリットがあります。しかし、導入や運用に必要なコストが高くなるというデメリットもあります。どちらの提供形態が自社に適しているかは、自社の業務内容や予算、IT環境などを考慮して選ぶべきです。

おすすめの販売管理システムの比較10選

ここからはおすすめの販売管理システムを10個紹介します。

楽々販売

出典:楽々販売

楽楽販売は、クラウド型販売管理システムとして多くの企業に利用されています。Excelでの管理から卒業し、楽楽販売を利用することで販売管理が効率化されます。

特に、ルーチンワークの自動化や作業スピードの向上、人的ミスの削減などが可能となります。また、リアルタイムに情報を共有できるため、伝達漏れの削減や属人化の解消にも繋がります。さらに、自社仕様にカスタマイズが可能で、現場の定着率も向上します。システム開発費用の削減も見込めるため、コストパフォーマンスも優れています。

種類 汎用型 導入形態 クラウド
初期費用 150,000円 月額費用 60,000円~
無料トライアル あり 公式サイト https://www.rakurakuhanbai.jp/

アラジンオフィス

出典:アラジンオフィス

株式会社アイルが提供するアラジンオフィスは、お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージです。導入実績は5000社以上に及び、販売・在庫管理だけでなく、豊富なオプション機能も提供しています。

また、ユーザーリピート率は驚異の98.4%と、その信頼性と利便性がうかがえます。これらの特長が評価され、多くの企業に選ばれているアラジンオフィスは、ビジネスを支える強力なパートナーと言えます。

種類 複数種類の対応型 導入形態 クラウド
初期費用 要問合せ 月額費用 要問合せ
無料トライアル 情報なし 公式サイト https://aladdin-office.com/

freee販売

出典:freee販売

freee販売は、freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトと一体型の販売管理サービスです。このサービスは、インボイス制度にも対応しており、見積書や請求書の作成により、入金・支払いの期日を自動的に管理画面上で表示します。

さらに、ユーザーが入力したデータから損益データを自動収集し、見やすいグラフを生成します。これにより、ビジネスの財務状況を一目で把握することが可能となります。そのため、freee販売は、販売管理を効率化し、ビジネスの成長をサポートする強力なツールと言えます。

種類 汎用型 導入形態 クラウド
初期費用 0円 月額費用 980円~
無料トライアル あり 公式サイト https://www.freee.co.jp/sales-management/

弥生販売

出典:弥生販売

弥生販売は、弥生株式会社が提供する販売管理ツールです。このツールは、販売管理から仕入・在庫管理までをトータルにカバーし、業務効率化を実現します。請求業務があっという間に完了する機能も特長の一つです。また、伝票や帳票をきれいに印刷することができ、見栄えの良い文書作成が可能です。

これにより、企業のビジネス運営をよりスムーズにし、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。弥生販売は、ビジネスの効率化と品質向上を目指す全ての企業におすすめのツールです。

種類 小規模型・汎用型 導入形態 オンプレミス+クラウド
初期費用 0円 年額費用 50,000円~(年額)
無料トライアル あり 公式サイト https://www.yayoi-kk.co.jp/hambai/

Scalebase

出典:Scalebase

アルプ株式会社が提供するScalebaseは、契約や請求、決済、会計、分析から商品設計まで、契約に関するあらゆる情報を一元管理できるツールです。これにより、現場の作業効率はもちろん、経営判断における情報の取得や分析もスムーズに行えます。

また、その全ての機能が一つのプラットフォームで利用できるため、操作性も抜群です。このように、Scalebaseは業務効率化だけでなく、経営戦略の策定にも大いに貢献するツールと言えます。

種類 複数業種への対応 導入形態 クラウド
初期費用 要見積り 月額費用 要見積り
無料トライアル 情報なし 公式サイト https://www.yayoi-kk.co.jp/hambai/

楽商

出典:楽商

楽商は日本システムテクノロジーが提供するソフトウェアで、「低コスト」「短納期」「高性能・高品質・高信頼」の三つの特長を持っています。流通業を中心に、製造業やサービス業など広範な業種・業態に対応しており、その導入実績は1,000社を超えています。

このソフトウェアは、業務効率化を実現し、企業の成長をサポートします。その信頼性と実績は、多くの企業から高い評価を受けています。

種類 汎用型 導入形態 クラウド/オンプレミス
初期費用 200,000円~ 月額費用 30,000円~
無料トライアル 情報なし 公式サイト https://www.rakusyo.jp/

GEN

出典:GEN

GENは、GEN株式会社が提供する業務支援ツールです。クラウド上で「販売管理」「在庫管理」「生産管理」「ワークフロー」など、多岐にわたる業務を効率的にサポートします。あらゆる業種のバックオフィス業務に対応し、これまでにないパフォーマンスを発揮します。

特筆すべきは、ノーコードで自社業務にパーソナライゼーションが可能な点です。これにより、自社の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズすることができ、より柔軟な業務運用が可能となります。

種類 複数業種への対応型 導入形態 クラウド
初期費用 0円 月額費用 45,650円~
無料トライアル あり 公式サイト https://www.gen-square.com/

DeskAssist

出典:DeskAssist

DeskAssistは東芝テックが開発した販売管理システムで、独自のプログラム言語「STEPLAN」で作られました。伝票等の書式変更やカスタマイズが可能で、受注データ受信から出荷データ送信までのプロセスを迅速化。また、受注データの伝票発行が簡単にでき、訂正処理も容易です。

さらに、納品先別/品番別のピッキングリストを自動作成し、EDI受注・出荷から販売管理までスムーズに連携できる機能もあります。EDI受注はもちろん、電話やFAX等による追加伝票発行も可能で、シンプルな操作で実現します。

種類 汎用型 導入形態 オンプレミス
初期費用 要問合せ 月額費用 要問合せ
無料トライアル あり 公式サイト DeskAssist

board

出典:board

ヴェルク株式会社が提供する「board」は、中小企業や個人事業主のバックオフィス業務を効率化し管理するための業務システムです。主な特徴は、見積書、請求書、受発注管理、売上予測など多岐にわたる業務プロセスの一元管理と効率化を実現すること。

boardは、エクセルでの管理が限界に達している企業にとって、書式を統一し、人為的なミスを防ぐ助けとなることが期待できます。

さらに、boardは外部の会計ソフトやCRMツールとの連携もサポートしており、業務の効率化と経営の見える化を実現することで、個人事業主から中規模企業まで幅広い規模のビジネスに対応する柔軟性を持ちます。

種類 小規模型 導入形態 クラウド
初期費用 0円 月額費用 980円~
無料トライアル あり 公式サイト https://the-board.jp/

懐刀

出典:懐刀

株式会社三友が提供する「懐刀」は、食品業界特有のニーズに対応した販売管理システムです。売上、仕入、在庫、製造の管理のほか、トレーサビリティや直営店管理、通信販売など、一つのシステムで幅広い業務をカバーします。

これにより、食品業界のさまざまな課題を解決し、業務効率化を実現します。その結果、企業の成長を後押しし、競争力を高めることが可能となります。懐刀は、食品業界における販売管理の新たなスタンダードとなることでしょう。

種類 業界特化(食品) 導入形態 クラウド
初期費用 要問合せ 月額費用 要問合せ
無料トライアル 情報なし 公式サイト https://futokoro.san-yu.co.jp/

まとめ


販売管理システムを導入することは、企業の販売プロセスを洗練させ、経営効率を向上させるために重要です。このシステムは、受注から請求書の発行に至るまでの販売活動を緻密に管理し、在庫管理から購買プロセスまでを一元化します。

導入には初期投資が必要な場合もありますが、それを補って余りある価値をもたらします。自社のニーズに最も合致するシステムを選ぶためには、業種や業務範囲、既存のシステムとの互換性を熟考し、市場で高く評価されている選択肢を検討することが必要です。

AIsmiley編集部

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