テレワークにRPAを導入するメリットは？活用方法・注意事項を紹介

最終更新日:2024/04/08

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がテレワークを導入するようになりました。以前からテレワークを導入していた企業であれば今回もスムーズにテレワークに移行することができたかもしれませんが、これまですべての業務をオフィスで行っていた企業の場合は、スムーズに移行できない部分も多いかもしれません。

しかし、最近はテレワークをより効率的に進められるツールやサービスも多く存在しています。単純作業を自動化するためのRPA（Robotic Process Automation）などは、まさにその代表例といえるでしょう。

そこで今回は、テレワークにRPAを導入するメリットと、その具体的な活用法について詳しくご紹介していきます。

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RPAとは？導入によって期待できる6つ効果と自動化できる5つ業務

そもそもテレワークって何？

近年は当たり前に使われるようになった「テレワーク」という言葉ですが、在宅勤務やリモートワークといった言葉とは何が違うのか、まだ明確には理解できていない方も多いのではないでしょうか。まずは、テレワークの語源や意味などから詳しく理解していきましょう。

「テレワーク」「在宅勤務」「リモートワーク」、それぞれの言葉の意味と言語は以下の通りです。

テレワーク

英語ではteleworkという表記になり、「tele＝離れたところ」と「work＝働く」という2つの単語を組み合わせた造語になります。この2つの単語からも分かるように、離れた場所で働くことを意味する言葉です。

・在宅勤務

言葉の通り、在宅で勤務することを意味します。

リモートワーク

英語では「remotework」という表記であり、「remote＝遠隔・遠い」と「work＝働く」という2つの単語を組み合わせた造語です。

それぞれの言葉の意味は上記のようになるわけですが、どの言葉もほとんど同じ意味合いであることがお分かりいただけたかと思います。一般的には、大企業に「テレワーク」という言葉が用いられ、IT企業やフリーランスに「リモートワーク」という言葉が用いられている傾向にありますが、その意味自体は同じと考えて良いでしょう。

そんなテレワークですが、具体的なメリットとしては以下のような点が挙げられます。

自宅で仕事を進められる

自宅で業務を行うテレワークの場合、オフィスまで出社する必要がありません。そのため、通勤時間を削減することができ、その時間を他の業務や勉強などに活用することができます。また、新型コロナウイルスの感染リスクを抑えられるという点も大きなメリットといえるでしょう。

固定費を削減できる

テレワークの場合、社員が自宅で作業を行うことになるため、オフィス自体の利用頻度も一気に少なくなります。そのため、出社のための交通費やオフィスの光熱費などといった固定費の削減につなげることができるのです。

業務の整理を行える

テレワークを導入する際は、一人ひとりのスケジュールやタスクを可視化することが重要になります。そのため、業務効率化ツールやRPAなどの活用によって、これまで以上に「一人ひとりがやるべきこと」を明確にすることができるでしょう。

テレワークにRPAを導入するメリット

では、テレワークにRPAを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここからは、RPAを導入することで得られるメリットについて詳しくみていきましょう。

適切な労働管理を行える

テレワークの場合、それぞれが自宅で作業を行うため、オフィスのように一人ひとりの勤務時間を目視で確認することはできません。そのため、どのように勤務時間の情報を共有・管理していくかが重要になるわけですが、こういった場合においては「Chatwork」「Slack」「Zoom」といったツールを活用することで、情報の共有や管理が行いやすくなります。

Chatworkであればプロジェクトごとにグループを作成してチャットのようにやりとりを行えますし、Slackであれば特定の書き込みに対して限定的に返信を行うことが可能です。Zoomであれば招待メールを送信するだけで、簡単にウェブ上でミーティングを行うことができますので、ぜひ有効活用してみてはいかがでしょうか。

定型作業の自動化で業務効率を高められる

テレワークに限ったことではありませんが、RPAの大きなメリットとして「定型作業の自動化を図れる」という点が挙げられます。これまでテレワークを導入していなかった企業の場合、初めてのテレワークでいきなり作業効率を高めることは決して簡単ではないでしょう。むしろ、テレワークに慣れていないことが原因で、これまでよりも業務効率が低下してしまう可能性もあります。

しかし、最近ではクラウド型のRPAなども多く販売されているため、テレワークでもより簡単にRPAを導入することができるようになりました。そういったRPAを活用すれば、データ入力作業やコピーペースト作業といった、手段やルールが定められている定型作業を自動化することができるのです。

また、RPAでは電話の自動対応やメールの自動返信なども行えるため、カスタマーサポートの自動化にも役立てることができるでしょう。

テレワークにRPAを導入する際はセキュリティに注意

テレワークにRPAを導入することには多くのメリットがあることがお分かりいただけたかと思います。しかし、注意しなければならない点も存在するため、しっかりと注意点を踏まえた上で活用していくことが大切になるでしょう。

とくに注意すべき点として挙げられるのは、セキュリティ面を強化するということです。テレワークの場合、オフィスとはインターネット環境が異なります。そのため、外部からのハッキングなどのリスクが高まってしまうのです。

また、クラウド型のRPAで情報を共有している場合には、重要な情報が漏洩してしまうリスクも否めません。そのような事態を避けるためにも、しっかりとセキュリティ面のチェックをしておくことが大切になるでしょう。具体的には、二要素認証の導入などが挙げられます。

テレワークを効率化する上で、RPAは大きなメリットがあることがお分かりいただけたかと思います。ただ、重要な情報を扱う場合にはリスクも伴うということを忘れてはなりません。その点を踏まえた上でRPAを活用していけば、より一人ひとりが業務しやすい環境を整えることができますので、ぜひこの機会にRPAの活用にも目を向けてみてはいかがでしょうか。

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