職場環境を快適に！オフィスにおけるAI・人工知能の活用事例

最終更新日:2024/04/11

近年はAI・人工知能の技術が発展したことにより、さまざまな面での利便性が高まってきています。それはビジネスシーンにおいても言えることであり、業務効率化や生産性向上といった点でも大きな役割を果たしているのです。

では、具体的にどのような形でAIを活用し、業務効率化や生産性向上につなげているのでしょうか。今回は、オフィスにおけるAIの活用事例について詳しくご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

書類の処理作業を効率化する「OCR」

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オフィス内では日々さまざまな業務が発生しているわけですが、その中で大量に書類が作成されたり、破棄されたりします。特に、請求書などの書類を大量に処理しなければならない経理部門では、書類の処理作業が大きな負担となるケースも少なくないでしょう。

近年は人手不足問題も深刻化していますので、いかに書類の処理作業を効率化できるかという点が問題視され始めていますが、その問題を解決できる手段として、「OCR」に注目が集まり始めています。

このOCRとは、手書きを含む文字を認識してデータ化してくれる技術を指します。
例えば、手書きの紙書類をオフィスの倉庫などに大量に保管している場合、目的の情報を探し出すことは大変困難です。しかし、それらの紙書類をOCRの技術によってデータ化すれば、PCなどから情報を容易に検索できるようになり、オフィスの省スペースにも繋がるでしょう。

また、最近ではOCRにAI機能を加えた「AI-OCR」も積極的に活用され始めています。AIの機械学習によってパターン認識が可能になるため、90％以上の読み取り認識率を実現している例もあります。

手書き書類の場合は、作成者の文字の癖などが原因となり、一般的なOCRでは認識できないケースも多いようです。その点、AI-OCRは日々文字のパターンを学習していくため、癖の強い文字さえも少しずつ認識していくことが可能になります。つまり、AI-OCRを活用することで、オフィス内で発生する書類の処理業務を大幅に効率化させられるということなのです。これは、業務効率化を課題とする企業にとって大きなメリットといえるのではないでしょうか。

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問い合わせ対応の効率化を実現する「チャットボット」

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オフィスにおけるAI・人工知能の活用事例の一つとして、「チャットボット」も挙げることができるでしょう。大量の顧客を抱える企業の場合、その顧客からの問い合わせも日常的に発生します。企業によっては一日中問い合わせに対応しなければならないときなどもあるでしょう。その問い合わせ対応が原因となり、他の業務に支障をきたしてしまうケースも少なくないのです。

そのような問題を解決するために、最近では問い合わせ対応の自動化を図る手段としてチャットボットが積極的に活用され始めています。例えば、株式会社ティファナ・ドットコムが提供している「AIさくらさん」というチャットボットの場合、顧客からの問い合わせ対応を自動化できるだけでなく、社内ヘルプデスク対応やWeb接客といった部分まで自動化を図ることが可能になります。

また、多言語接客も可能であるため、海外の顧客からの問い合わせが多い企業なども問題なく導入できるのです。そして何より、チャットボットを導入すれば「24時間365日」いつでも顧客対応が行えるという点は、非常に大きな魅力と言えるのではないでしょうか。

これまでは、営業時間が定められていることにより、どうしても問い合わせが集中してしまうケースが多い傾向にありましたが、いつでも顧客が問い合わせを行える環境を構築することで、問い合わせ対応を行う担当者の負担軽減にもつなげられるというわけです。

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AI搭載型のカメラを活用した勤怠管理

AI搭載型のカメラを活用した勤怠管理｜人工知能を搭載した製品・サービスの比較一覧・導入活用事例・資料請求が無料でできるAIポータルメディア

オフィスをより快適な環境にするための手段として、最近では「AI搭載型のセンサー」や「AI搭載型のカメラ」を導入する企業も増えています。広大なオフィススペースを持つ企業の場合、「社内にいるはずの担当者がどこにいるか分からない」「どの会議室が空室になっているのか分からない」といった問題が発生するケースも少なくありません。ただ、これらの問題はAI搭載型のセンサー活用することで解決できます。

オフィスに位置情報を取得するセンサーを各フロアに設置したり、社員に持たせたりすることによって、より簡単に社員のリアルタイムの位置情報を取得可能です。また、会議室の利用状況なども容易に把握できるため、各々がストレスを抱えながらオフィスを利用しなければならない状況に陥ることもありません。

さらに、AI搭載型のカメラを活用すれば、社員の勤怠管理なども効率的に行えるようになります。一般的な勤怠管理の方法は、PCの入力フォームに出勤・退勤を入力するというものですが、AI搭載型のカメラを導入すれば、AIによる顔認識で勤怠管理を行うことが可能です。入力フォームでの勤怠管理のようにミスが発生する心配もありませんし、何より入力の手間がなくなるという点は、業務効率化を課題とする企業にとって大きな魅力といえるのではないでしょうか。

PCの入力フォームでは、出勤・退勤時間を偽ることも容易なため、人によっては「残業しても書きづらいから時間を変えておこう・・・」といった心理が生まれてしまう可能性も否めません。そのような環境は、決して社員にとって望ましいものではないでしょう。

その点、AI搭載型のカメラで勤怠管理を行えば、毎日自動的に出勤・退勤時間を正確に記録することが可能になり、場合によっては休息の提案なども行えるのです。人手不足問題が深刻化している現代において、「クリーンな労働環境の整備」は必要不可欠な要素と言えますので、今後さらにAI搭載型のセンサーやカメラの導入が進んでいくことが期待されるでしょう。