AI-OCRは使えない？誤解される理由とは｜導入メリット・有効活用するための選び方を解説！

最終更新日:2024/02/29

AI-OCRは使えない？

AI-OCRとは

AI-OCRとは、AIを利用した文字認識システムのことを指します。そもそもOCRとは、スキャンした書類データから文字を読み取ってデータに変換する技術のことです。

学習能力を備えたAIがOCRに加わることで、癖の強い文字も読み取れるようになります。また、今までは事前に項目を定義した定型フォーマットのみの読み取りが可能でしたが、AI機能によって項目の自動抽出ができるようになったため、バラバラなフォーマットへの対応も可能になりました。

フォーマットが限られないことで従来よりも格段に利便性が上がり、さまざまなシーンでの活用が期待されています。例えば、手書き文書のデジタル化や入力作業の効率化などを目的に、企業や自治体での導入が進められています。

AI-OCRを活用するメリット

主なメリットは、以下の通りです。

【AI-OCRを利用するメリット】

• データ入力の作業効率化ができる
• データ管理や検索が簡単にできる
• ペーパーレス化につながる

メリットを活かせば、今まで大きな負担になっていた業務が軽減され、社員が働きやすい環境作りに役立てられます。さらに、書類のデジタル化を進めることでペーパーレス化を期待できるのも大きな魅力です。メリットの詳細については後述していますので、参考にしてみてください。

データ入力の作業効率化ができる

紙媒体のデータ入力を自動化することで、作業効率の向上につなげられるところがメリットです。AI-OCRを使った場合、書類1枚の入力にかかる時間は数秒～数十秒ほどといわれており、手作業と比べてスピーディーに業務を終えられます。

全ての入力作業を人が行う場合、データ量が増えれば増えるほど時間と手間がかかり、人件費もかさみます。さらに、入力後は誤りがないか1文字ずつチェックする必要もあり、作業負担は大きなものになるでしょう。AI-OCRがあれば膨大な量のデータがあっても入力作業を任せられ、従業員は他の業務に集中できるようになります。

データ管理や検索が簡単にできる

紙媒体の書類からデジタル化しておけば、後々のデータ管理や検索が楽になるのも大きな利点です。紙媒体のままだと、書類の増加に伴いより広い保管スペースが必要となり、管理も大変になります。また、必要なデータを参照したい場合は毎回保管場所へ行かなければならず、どこにどのデータがあるのか探すのにも時間がかかります。

データのデジタル化を行うことで書類の保管スペースの削減につながるのに加え、必要な情報にもすぐアクセスできるようになります。データが膨大になるほど管理や検索の手間は増えるため、デジタル化は業務の効率改善に欠かせないポイントになるはずです。

ペーパーレス化につながる

文字データをデジタル化し、サーバーに保管しておけば、紙媒体で保管する必要がなくなるのもAI-OCRの利点です。例えば、他社からのFAXをサーバーで保管し、デジタル化する仕組みを作っておけば、毎回紙で印刷せずに済みます。

ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく環境に優しいところもポイントです。無駄な紙の消費を減らすことで、CO2排出や森林伐採などの環境負荷を抑えられます。ただし、書類によっては紙媒体での保管を義務付けられていることもあるため、事前に確認しておきましょう。

AI-OCRが使えないと誤解されやすい理由

システムの課題や苦手分野を理解しておかないと、想定していた結果が出ず、導入が失敗に終わる可能性があります。こちらでは、AI-OCRが使えないと誤解される理由や注意点を確認しましょう。

【AI-OCRが使えないと誤解されやすい理由】

• 文字の認識率は100%ではないため
• 従来のOCRは定型フォーマットしか対応していないため

どれだけ優れたシステムでも、使えないと誤解したままでは本来の実力を発揮できません。AI-OCRが誤解されやすい点を確認し、システム導入の検討材料にしてはいかがでしょうか。詳細は後述していますので、システムについて深く知るための参考にしてください。

文字の認識率は100%ではないため

AI-OCRの認識率は100%ではなく、現時点での平均的な認識率は96%程度だといわれています。例えば、癖が強過ぎる文字だと正確に読み取れない可能性が高いです。書類の中には人の目でも読めないような達筆で記載された文字もありますので、AI-OCRでも完璧に読み取れるようになるのは困難です。

そのため、データを読み取った後に誤認識がないか人の目で確認したり、修正したりして想定よりも作業時間がかかるという意見もあります。作業時間を増やさないようにするには、手作業とシステムを併用することを前提に、効率化を目指せる業務フローを考えておくことが大切です。

従来のOCRは定型フォーマットしか対応していないため

OCRは定型化された書類の読み取りを得意としており、さまざまな形式の書類を一括で処理できないところがデメリットです。

また、OCRは「どこに何が書かれているか」ということを定型の書類を元に設定しなければならないものが多いので、設定に手間がかかり、マイナスイメージを持たれるケースもあります。そのため、OCR=定型フォーマットのみしか使えないと誤解されることも少なくありません。

AI-OCRの場合、読み取る位置や項目は自動的に判別されるため、画像のスキャンだけで簡単にデジタル化が可能です。ただし、AI-OCRの中にも定型のみに対応したタイプと、さまざまな形式に対応できるタイプがあるため、製品を選ぶ際には注意してください。

AI-OCRが有効活用できる場面

こちらでは、上記のメリットや注意点を踏まえ、どのような場面でシステムを有効活用できるのか紹介します。主な活用場面や条件は、以下の通りです。

【AI-OCRが有効活用できる場面】

• データ入力する必要のある書類が多い場合
• DX活動のきっかけとして検討している場合

活用場面を把握しておけば、自社のどの業務でシステムを活かせるか明確にできます。AI-OCRの場合、データ入力作業が多い場合だけではなく、自社のDX化にもよい影響を与えてくれるでしょう。各場面の詳細を確認し、システム導入を検討する際に役立ててみてください。

データ入力する必要のある書類が多い場合

書類をスキャンするだけで文字データをデジタル化できるAI-OCRは、手作業よりも圧倒的な早さで処理を終えられます。システムにもよりますが、1日の処理枚数の平均は100枚ほどです。データ入力しなければならない書類が多いときにシステムを活用すれば、業務の効率化につなげられます。

例えば、自社で作成した議事録や見積書、日報、報告書、自社に届く請求書や納品書、注文書、申込書など、処理しなければならない書類の種類は多種多様です。こうした書類の入力作業を削減すれば、社員の負担も軽減できます。

DX活動のきっかけとして検討している場合

自社のIT化やデジタル化を検討している場合にも、AI-OCRが役立ちます。例えば、今まで蓄積されてきた過去の書類をデジタル化して管理・保存するのにも有効です。デジタル化を行うことによってデータの検索が容易になるだけでなく、ペーパーレス化を促進させるきっかけにもなります。

グローバル化が進む競争社会において、社内のDX化は重要なポイントです。特に日本企業は高齢化による人材不足や働き方改革への対応といった観点からもDX化が欠かせない要素になりつつあります。DX化の第一歩として、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

AI-OCRシステムの選び方

システムの選び方のポイントは、以下の通りです。

【AI-OCRシステムの選び方】

• 製品の精度
• 操作性や使い勝手の良さ
• 非定型の書類に対応しているか
• 自社のその他のシステムとの接続性や連携性

誤った選び方だと、システム本来の機能性を活かせない可能性があるため注意が必要です。どのような点に注意すべきか確認したうえで製品を選べば、導入後に失敗するのを防げるでしょう。選び方の詳細をチェックして、自社に最適なシステムを導入してみてください。

製品の精度

製品を選ぶ際には、自社の書類を正確に読み取れる精度を備えているか確認することが大切です。実際に使っている帳簿や書類などを試しに読み取り、認識精度をチェックしてみてください。

なお、製品の中には縦書きの読み取りが苦手なシステムもあります。縦書きの書類を取り扱うことが多い場合は、縦書きへの精度も確認しておくと安心です。

操作性や使い勝手の良さ

社員が使いづらいシステムだと、本来の機能を発揮できず、効率が下がる可能性があります。製品によって使い方が変わるため、初心者でも直感的に操作できるものを選ぶことが大切です。

操作性を確認するには、お試し版やデモ版を利用するとよいでしょう。製品によっては無料のトライアル期間が設けられているサービスも多いため、「AI-OCR トライアル」といったように検索して試してみるのがおすすめです。

非定型の書類に対応しているか

読み取りに関わる処理は、申込書や請求書などの定型タイプと名刺や領収書などの非定型タイプに分けられます。書類のタイプを明確にし、どういったフォーマットに対応したシステムが適しているか確認することも重要です。

特に非定型タイプはフォーマット化が難しいため、非定型対応システムを選ぶ必要があります。頻繁に使う書類の種類とシステムがマッチしないと読み取りが上手くできないため、対応書類はよく確認してください。

自社のその他のシステムとの接続性や連携性

自社の既存システムと接続・連携できる製品なら、データの読み取りだけでなくシステムへの自動登録なども可能になります。パソコンやスマホ、タブレットなど、業務に必要なアプリケーションとも連携できるか確認しておけば、自社にとって利便性の高い製品を選ぶことができます。

また、重要情報を含んだ書類の処理にあたっては、社内の承認手続きに干渉せず、セキュリティ体制もきちんと整えられている製品であることも重要です。

まとめ

AI-OCRが使えないと誤解されるのは、認識率が100%でなかったり、従来OCRのデメリットの印象が強かったりするのが理由です。しかし、近年は技術が進歩し、JDLやキャノンなどさまざまな会社から精度の高いシステムが続々と登場し、評判を集めています。

製品を選ぶ際には、精度や使い勝手の良さ、他システムとの連携などを確認するのが大切です。作業の問題を解消できるシステムを選んで、業務効率改善に役立ててみてはいかがでしょうか。

AIsmiley編集部

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