RPA
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RPAツールを活用すれば、データの収集・分析業務や電話・メール対応業務などを自動化することができます。ただし、RPAツールによって業務を自動化するためには、業務手順を記したシナリオが必要です。そのため、これまではRPAツールの導入においてプログラミング知識が必要不可欠でした。

しかし、最近ではマウス・キーボード操作から業務手順を記憶できる仕組みのRPAツールも多くなってきており、導入のハードルは下がり始めています。また、AIは定期的なメンテナンスが必要となるものの、最近はメンテナンスを含めたサポート体制が敷かれているサービスも大きくなってきているため、AIに関する専門知識を持った従業員がいない企業でもRPAを導入しやすくなってきているのです。

RPAは、マクロ・AI・産業ロボットとどのような違いがあるのでしょうか。主な違いとしては、以下のような点が挙げられます。

マクロとの違い

ビジネスシーンにおいて最も身近な自動化ツールといえるのが、Excelのマクロ機能です。マクロでも自動化することが可能ですが、RPAとは「自動化できる業務の範囲」が大きく異なります。マクロで自動化できる範囲はOfficeアプリケーション内に限られますが、RPAツールであればOffice以外のさまざまなアプリケーションと連携できます。

AIとの違い

RPAとAIの大きな違いとして挙げられるのは、「予想外の事態が起きたときに自律的な判断を行えるかどうか」という点です。RPAは指示通りに動作する反面、指示以外の動作は行いません。一方、AIには自主学習機能があるため、予想外の事態が起きたときに見直し・改善を行うことができます。

産業用ロボットとの違い

RPAと産業用ロボットの大きな違いとして挙げられるのは、実施する作業内容です。産業用ロボットは、手・足といった人間の体の動きを代行する一方で、RPAはデスクワークを代行するのが一般的となっています。

クラウド型

ベンダーのソフトウェアロボットにアクセスし、Webブラウザ上で業務自動化のための操作を行います。

＜メリット＞
・短期間で利用開始でき、導入コストも抑えられる。
＜デメリット＞
・導入できる範囲がWebブラウザ上での業務に限られる。
・クラウドサービス以外のシステムと連携できない可能性が高い。
＜おすすめ＞
・クラウドサーバー上で行う業務へ導入したい場合

オンプレミス型

自社にサーバーを設置し、システム構築を行います。

＜メリット＞
・クラウド型に比べカスタマイズがしやすく、導入できる業務の幅が広い。
・クラウドサービス以外のシステムとも連携しやすい。
＜デメリット＞
・自社にサーバーを設置するため、導入コストが高い。
＜おすすめ＞
・導入予定の業務の幅が広い場合
・他システムとの連携を想定している場合

デスクトップ型

PC1台に対して、RPAツールを1台導入する形態です。RPAツールツールは各PCの中で稼働し、作業を自動化します。

＜おすすめ＞
小規模で導入したい場合

サーバー型

サーバー内でRPAツールを稼働させる形態です。大量のデータが管理でき、業務を横断して一括管理も可能です。

＜おすすめ＞
大規模な導入を検討している場合

クラウド型

Webブラウザなどのクラウドサーバー内で、RPAツールを稼働させる形態です。

＜おすすめ＞
クラウドサーバー上で行う業務に導入する場合

以上を参考に、自社には「どの提供形態」「どの利用形態」が適しているのかを選定しましょう。

RPAツールは導入する業務により異なるため、自社の業務にどのツールが最適なのか迷うこともあるでしょう。ツール選びに迷われた際は、RPAツールの提供企業を複数取り扱うエージェントへ相談することをおすすめします。

では、実際にRPAを導入した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。また、どのようなデメリットが生じる可能性があるのでしょうか。メリット・デメリットをそれぞれ詳しくみていきましょう。

RPA導入のメリット

RPAを導入することで得られるメリットとしては、主に以下のような点が挙げられます。

定型業務の自動化

日本の製造業では、ものづくりの面では自動化が進んでいますが、オフィス業務に関しては雇用の慣習や業務の精度、ROI（投資収益率）効果などから自動化が進められてきませんでした。しかしRPA導入をすれば、定型的な業務を自動化することができます。

効率化

日本企業は製造現場での効率化、自動化は推進してきたものの、ホワイトカラー業務については他の先進国に遅れを取っています。こうした労働環境が日本企業に蔓延する長時間労働の根底にあるとされてきました。政府や民間企業は一丸となって働き方改革を進めており、業務の効率化が求められています。

人的ミスの防止

人間誰しもがミスをするものです。特に短時間で大量の業務をこなす場合や、長時間にわたる業務などではミスも発生しやすくなります。ただ、ミスをするとその分の訂正に時間を取られてしまい、作業の遅延や品質の低下も招きかねません。その点、コンピューターはほぼミスをしないため、定型業務をRPAによって自動化することで、ミスの防止や品質向上につなげることができます。

コスト削減

総務省の調査によると、ある都市銀行ではRPAを導入したところ、年間で8,000時間の事務処理作業を削減することができたそうです。これは1人1日8時間労働で計算した場合、約1,000日分にあたります。従業員数人分の年間労働時間に相当するともいえるでしょう。残業や休日出勤が減って、労働環境が向上するだけでなく人件費の削減につながります。

RPA導入のデメリット

一方、RPA導入によって生じるデメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

運用開始までに時間がかかるケースがある

RPAの運用経験を持つ従業員がいない場合、知識の習得までに時間がかかってしまうケースがあります。そのため、「ツールを購入すればすぐに効果を得られる」と考えている人にとっては、デメリットと言えるかもしれません。ただし、最近ではサポートが充実したRPAツールも多くなってきているため、サポート体制が充実したツールを選択するのも一つの手段です。

すべての業務に対応できるわけではない

RPAは、個別の判断が必要ない単純作業のみを自動化できるツールです。そのため、どんな業務でも自動化できるわけではないという点は、一つのデメリットと言えるかもしれません。あらかじめRPAで自動化できる範囲を把握した上で、RPAの導入を検討していきましょう。

属人化してしまうケースがある

RPAによって業務の自動化を実現しても、RPAへの理解が担当者だけに留まってしまうと、業務の属人化を招きます。RPAは導入がゴールではありません。担当者が変わっても稼働をスムーズに行えるよう、社内全体で理解を深めていくことが大切です。

RPAツールで行える業務には、得意・不得意があります。どのような業務を得意とし、どのような業務が苦手なのか、詳しくみていきましょう。

得意な業務

• 判断がいらない業務
  「ルールや手順が固定されていて判断がいらない業務」は、RPAツールを導入する業務の前提条件です。RPAツールは人に代わって判断することはできませんが、あらかじめルールや手順を設定しておけば、設定通りに業務を実行することができます。
• 大量のデータを処理する業務
  「大量のデータを処理する業務」は、人が行うと時間がかかりヒューマンエラーが発生しやすい業務です。しかしRPAツールであれば、ヒューマンエラーもなく迅速に大量のデータ収集や入力・データ処理を行うことができます。
• 定期的に実施する業務
  「定期的に実施する業務」は、人が管理した場合に実施漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。しかしスケジュール機能が搭載されたRPAツールを用いれば、日次や月次など設定したタイミングで自動的に業務を実行することができます。

RPAツールが苦手な業務

• ルールが決まっていない業務
  先述の通りRPAツールにできることは「ルールに従って業務をすること」です。したがって、ルールが決まっていない業務には対応ができません。
  
• ルールが複雑な業務
  ルールが決まっていたとしても、あまりに複雑なルールだと設定が難しくなるため、RPAツールの導入には向いていないでしょう。ただし、部分的な自動化は可能です。（プロセスごとなど）
• 判断が必要な業務
  RPAツールは、人間のように思考し判断できません。思考や判断が必要な作業は、人間か場合によってはAIで行うようにしましょう。

以上の点を考慮し、RPAツールで自動化する業務を選定していきましょう。

では、実際にRPAツールを選定していく際、どのようなポイントに着目すれば良いのでしょうか。RPAツール選定のポイントを詳しくみていきましょう。

目的を定める

RPAは、ツールごとに搭載する機能が異なります。そのため、まずは導入する目的を明確にし、「自社にとって必要な機能は何なのか」を把握していくことが大切です。業務の自動化、効率化、人件費削減、人的ミスの減少など、企業ごとに導入の目的はさまざまですので、まずは目的の明確化から進めていきましょう。

業務範囲を定める

RPAは、どんな業務でも自動化できるわけではありません。あくまで「自主的な判断を必要としない単純作業」のみを自動化できるツールであることを踏まえた上で、自動化したい業務範囲を明確化していきましょう。ツールごとに自動化可能な範囲は異なるため、自社の業務と照らし合わせながら検討していくことが重要です。

メンテナンス方法

RPAツールごとにメンテナンス方法も異なるため、選定時にしっかりと確認しておくことをおすすめします。サポート体制が充実したRPAツールであれば、自社にメンテナンスの負担がかかることがなく、すべて任せることも可能です。トラブルが起きた際の対応なども事前に確認しておくと良いでしょう。

サポート範囲

RPAツールごとに、サポートの範囲は大きく異なります。RPAに関する専門知識を持った従業員がいない場合であれば、より手厚いサポート体制が敷かれているRPAツールを選択すると、よりスムーズに導入・運用を行えるでしょう。

費用対効果

RPAツールごとに、導入費用やランニングコストは大きく異なります。そのため、自社の予算に見合ったツールを選択することが大切です。魅力的な機能が多く搭載されているツールでも、費用が予算を上回ってしまっては意味がありません。

現在は、さまざまな企業がRPAを導入し、業務効率化や人件費削減といった成果につなげています。以下の記事では、実際にRPAを導入して成果を得ている企業を、業界・業種別にまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

RPAツール導入活用事例

RPAツールを有効活用するためには、導入後の運用が重要です。ここでは、運用のポイントをご紹介します。

マニュアルを作成する

RPAの運用においてマニュアルの作成は欠かせません。

なぜなら、RPAの導入により自動化された業務は「人の関わり」が減少していき、プロセスが「ブラックボックス化」していく可能性があるからです。
プロセスがブラックボックス化すると、万が一RPAがうまく動作しなくなった場合や例外的な処理が必要となった場合に対応ができなくなる危険性があります。

そのため、RPAで問題なく自動化できている業務でも、マニュアルを作成するようにしましょう。内容に変更があった際は、都度マニュアルを更新し、常に最新の状態に保つようにしましょう。