RPA（業務自動化）とOCR（文字認識技術）でオフィスワークの効率アップ

最終更新日:2024/04/04

ホワイトカラーの事務作業効率化に向け、注目されるのがRPA（Robotic Process Automation、ロボテック・プロセス・オートメーション）とOCR（Optical Character Recognition、光学文字認識技術）です。

親和性の高いこの2つのテクノロジーを組み合わせることで、膨大なルーティンワークが自動化される可能性があります。

RPAとOCRの活用はどういうメリットがある？

RPAとは、人間がパソコン上で行うさまざまな動作を記録し、自動化するツールのことをいいます。

マイクロソフト社のoffice製品に搭載されているマクロ機能と混同されやすいのですが、「デジタルレイバー（仮想労働者）」とも呼ばれるように、マクロよりもさらに広範囲で複雑な作業をプログラミングなしで自動化できるのが強みです。

一方、OCRは紙文書や手書き文字などを読み取り、データ化する技術のことをいいます。郵便局の仕分け機をイメージしてもらうとわかりやすいかもしれません。

郵便には郵便番号のほか、住所や名前などさまざまな情報が記載されており、中には癖の強い手書き文字で書かれていることもあります。仕分け機はこうした情報をOCRで読み取り、配達エリアごとに区分しています。

OCRでデータ化することにより、紙文書に比べて保存性や検索性がアップするのです。

RPAとOCRで 2万時間の削減に成功した三菱UFJ銀行

RPAやOCRの導入が進んでいるのは、文書の取り扱いが多い金融機関や保険業界などです。

三菱UFJ銀行では、RPAの本格導入に向けて、融資事務センターでの住宅ローン団体信用保険申告書の点検業務よりパイロットプロジェクトを開始。

これまで担当者が紙ベースで確認していた保険会社への提出書類のチェックと、住宅ローンの明細との突合作業の自動化に取り組み始めました。

そして、申込書をスキャンしたものをOCRでデータ化し、ロボットが点検する工程に変更。

ロボットは結果をExcelに出力し、不備があるものだけを担当者がチェックするようになりました。

このプロジェクトで2500時間もの作業時間削減に成功し、2015年春からの本格展開に至りました。2017年時点で既に、約20業務累計2万時間の作業削減を達成しています。

同社では、RPAに向く作業として、以下の3つを挙げています。

〇3つのRPAに向く作業

1. 処理件数が数百、数千と大量であり、扱うデータも多い業務

2. 連続したプロセスが多い業務

3. ひとつひとつは負荷の高い作業ではないが、1日のうち何度も実行する必要がある業務

大量業務の処理では、いかに優秀なスタッフでもコンピューターにはかないません。

大量のデータを処理するために大勢のスタッフを動員すれば、それだけ人件費もかかります。

また、プロセスが複雑化するほど業務上のミスが増える可能性も高まります。その点、RPAはルール通りの繰り返し作業を強みとしているため、作業ミスを防止できるのです。

そして「ひとつひとつは負荷の高い作業ではないが、1日のうち何度も実行する必要がある業務」というのは、一見簡単なようでいて、作業スタッフの心理的・身体的に負荷がかかりやすいものです。

人間は疲労が蓄積するとミスが発生しやすいものですが、コンピューターであれば疲労の蓄積によりミスが起こる心配はありません。

AI－OCRで文字認識の範囲が拡大

最近では、OCRによる文字認識技術の精度をさらに高めたAI－OCRという技術も登場しています。

例えば、請求書のフォーマットなどは通常企業ごとに異なるため、一律データ化するのは難しいものです。

そこで、OCRにAI（人工知能）を組み合わせることで、非定型の文書でも文字情報からデータ化できる範囲が広がります。

RPAやOCRの利用分野は次第に拡大しており、最近ではやはり紙文書の取り扱いが多い行政機関や大学事務などでも活用が進んでいます

少子高齢化による労働力不足で働き方改革が求められる昨今、ますます活用が広がっていくでしょう。

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