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OCRとRPA連携による活用事例や違いを徹底解説

最終更新日:2022/06/20

OCRとRPAの連携事例6選

近年、企業や自治体などで業務効率化が推し進められており、それを可能にする技術として注目が集まっているのがOCRです。

OCRは書類の文字を画像として取り込み、テキストデータに変換します。今まではOCRの技術単体では業務改善に結びつかない場合も多かったのですが、AI-OCRという技術が開発されてからは飛躍的に業務の効率化が進むようになりました。

ここではOCRとRPAの違いや連携による活用事例を解説していきます。

■OCRとは

OCR(Optical Character Recognition)は、手書きの資料や画像データなどから文字を抽出し、デジタルデータに変換する仕組みやソフトのことです。このOCRにAI技術を組み合わせた仕組みやサービスをAI-OCRと呼び、近年注目されています。

OCRにAI技術が加わることで、文字データの識別率が上がり、非定型型の文字データや手書きメモまで、あらゆる文字をデータ化することが可能になりました。紙に書かれた文字をデータに変換すれば、編集や検索、分析、閲覧ができるので、あらゆる業務がパソコン上で可能になります。

最近では、病院の問診票の取り込みや、製造業での検査記録を残したり、名刺管理に使用したり、あらゆる場面でOCRの技術を目にするようになりました。あらゆるフォーマットが読み取れるのも利点と言えるでしょう。

AI-OCRとは?比較ポイントを解説

■RPAとは?OCRとの違い

RPAは、OCRとあわせてよく目にするワードです。RPAはRobotic Process Automationの略で、人間がコンピューター操作で行う定型業務をソフトウェアによって自動化することを指します。

RPAを導入することによって人的リソースを確保し、生産性の向上が期待できます。定型業務はデジタル技術に任せ、人間にしか遂行できない業務に集中できるので、最近大きな注目を集めているのです。また、複数のシステムを横断して、入力やデータ抽出、編集、参照ができるので連携処理にも適しており導入する企業が年々増えています。

一方で、OCR単体では、処理したテキストデータをシステムに入力するには、実際に人力が必要です。複数のシステムで使用できないので、RPAと組み合わせることによって、テキストデータの入力からデータ処理までを自動化できます。

RPAとは?自動化できる5つ業務を紹介

■OCRとRPAの連携で実現できること

手間のかかる業務の自動化事例を紹介

OCRとRPAを連携すると、あらゆる業務効率化が可能になります。社内で使われている手書き書類の読み取り、入力、データ保存までを自動化し、ミスもなく、入力業務で非生産的な思いで悩まされることがありません。作業手順のシナリオを記憶させるのに専門知識が要らないのも魅力です。

では実際にどんな場面でOCRとRPAが利用できるのかを具体的に見ていきましょう。

●経理処理の自動化

月末と月初、経理部門は請求書や経費処理など、帳票に入力する作業に追われます。経理はスポットで誰かに作業を頼むことは難しい業務なので、この時期だけ集中的に忙しくなりがちです。

そこで、紙によるあらゆる帳票を読み取り、データ化して定型処理する技術としてOCRとRPAが連携した技術が活躍します。これまで担当者が1枚ずつ記入事項の確認をし、情報整理をしながら仕分けや支払処理を行っていた経理業務が全て自動化されるのです。

使用している書類のフォーマットが変わったり、新しく追加されたりしても、経理に特化したAI-OCRであれば逐一設定し直す必要もありません。大幅な業務時間削減に繋げられるでしょう。

●申込書類の登録の自動化

申し込み書類のパソコンへの入力が大きな頭痛の種になっている会社もあるでしょう。顧客が手書きで書いた申し込み用紙を判読し、一つずつパソコンに書き込む作業には膨大な時間と人員が必要です。

しかし、AI-OCRは読み取り精度が非常に高いので、あらゆる文字をデータ化でき、RPAとの組み合わせで、システムへの入力からソートまでもスムーズに行えます。

AI-OCRを導入すると、機械学習が行えるという強みがあることも見逃せません。手書きなどの紙書類をデータ化したものは、人がミスを是正します。そして手書きの申込書の画像と、登録結果を、RPAからAIにフィードバックすることで、AIが自動的に文字パターンのデータを蓄積していきます。結果、ミスも次第に減り、業務時間が短縮していくでしょう。

●納品書のデータ化と自動照合

商品名や数量など納品書に記載されている文字情報は、やはり従来は人が一つ一つ確認してパソコンに入力していました。そこで、業務時間を短縮するために、OCRを導入してペーパーレス化を進めている企業も多く存在しています。

OCRによってスムーズにデータベース化し、在庫の一元管理や、情報の共有ができるようになりました。紙で情報を蓄積する必要もなくなり、物理的なスペースを確保できることも特徴です。

ここにRPAを組み合わせることで、在庫データを照合しながら、在庫数の確認から商品の売れ行きまで、一連で確認できるようになります。統計データをまとめ、今後の売上プランの設計などに役立てることもでき、ビジネスの場で大いに役立つでしょう。

●勤怠登録の自動化

勤怠表の登録は、たくさんの人手と時間が必要な作業です。特に勤怠情報はさまざまな形式であることが多く、勤怠情報の集計はどの企業でも人手不足に拍車をかける大きな課題と言えるでしょう。

しかし、労務を悩ませる勤怠登録の作業時間は、OCRとRPAの連携で大幅に短縮されます。手書きでもデータでも、書類を文字データにおこし、RPAによって自動的な給与管理システムへの登録が可能です。

ネット環境を利用してどこでも打刻できるシステムがあれば、残業や出張などをリアルタイムで記録でき、勤怠状況の更なる効率化も進められるでしょう。担当者が今まで勤怠登録に費やしていた時間を削減し、人手不足解消に繋がります。勤怠登録に特化したソフトもあるので、自社に適した機能を検討する際に有効です。

●ダイレクトメールの自動化

ダイレクトメールを配信する際、お客様からもらった名刺情報を一つ一つシステムに入力する手間を省けるのも、OCRの魅力です。いただいた名刺はOCRで文字データにし、RPAによってデータベース化。自動入力されたシステムからメールアドレスを抽出し、ダイレクトメールを送付するまで一気に行えます。

特に営業部門ではダイレクトメールを送付する機会が多いでしょう。手入力ですと、名刺の枚数によっては膨大な時間がかかってしまいますが、OCRとRPAの連携で素早く営業を行えるようになります。現在、多くの企業がセールス部門への導入を推し進めており、システムを知らなくても、日々接するOCRとRPAの連携事例と言えるでしょう。

■OCRとRPAの連携による活用事例6選

OCRとRPAの連携によって、あらゆる労働環境の改革に役立つと多くの企業や自治体が注目し、期待が寄せられています。すでに導入によって、業務効率化を成し遂げた企業も多数存在しており、今後ますます活用されるようになるでしょう。

ここからは、企業と自治体、それぞれの活用事例を6つ具体的に見ていきます。

●企業の事例

・三菱UFJニコス株式会社

三菱UFJニコス株式会社は、三菱UFJフィナンシャルグループの中核で、キャッシュレス決済や基盤の整備など、さまざまなサービスを提供してきました。「NICOS」や「MUFGカード」など、有名ブランドのクレジットカードを発行し、金融機関のカード発行業務を遂行しています。

三菱UFJニコスは業務効率化に伴い、紙の帳票をデータ化するためにOCRと RPAを導入しました。入会申込書が紙帳票なのでデータ入力業務が多く、手書き・活字の両方を精度高く読み取りを行うOCR処理が必須です。

そこで、クレジットカードの審査業務にデジタルナレッジがなくても扱えるシステムを採用。月約450時間、約70%もの業務効率化を実現しました。また、業務プロセスの見直しもできるようになり、現場改善に役立っているそうです。

現在は全国の拠点で機能や使用状況の共有を行いながら、社内全体でOCRとRPAをどこで、どのように活用できるかを検討しています。

・横浜銀行

神奈川の地域経済の担い手として、横浜銀行はあらゆるサービス展開を試みてきました。マイナス金利が長引き、銀行の経営環境が厳しくなっていく中、事務作業の効率化を図るためにRPAを導入。ルーティン業務をデジタル技術に委ねることで、行員の生産性も向上する可能性にも期待が寄せられました。

まず銀行内で効率化できる業務を検討したところ、およそ900もの業務が紙を介在させていることが判明。紙で蓄積されている情報をデジタル化することで改革が起こせるだろうと、AI-OCR技術を導入し、データ化された個人情報を非個人情報化させ、セキュリティを確保しました。さらに、点検済みの契約書をもとに行われる業務など、あらゆる処理をRPAで自動化し、業務量の大幅削減を実現しています。

現在はインターネットバンキングや住宅ローンなどにもAI-OCR処理とRPAを導入を検討し、地銀のトップとして業界の最前線を奔走中です。

・株式会社クエスト

株式会社クエストは、ITコンサルティングやアプリケーション開発、ITインフラの構築などを行う会社です。クライアントへ付加価値の高い商品を提供するため、政府が推進している働き方改革に伴い、生産性向上につながるRPAに焦点を当ててきました。社内でRPAの知識やスキルを研鑽し、実際に導入を着手。AI-OCRとRPAを組み合わせて、請求書関連の業務を効率化することに成功しました。

注目したのは携帯電話の請求書。AI-OCRの画像認識機能を使って、不定形な帳票もデータ化することが可能になり、効率化だけでなく導入にかかる費用対効果が見込めることがわかりました。RPAを導入することで、人間しかできなかった従来の業務を自動化し、さらなる戦略を立てながら業務を改善できるようになったのです。

業務時間の約20%を削減できただけでなく、時間の使い方も大きく変わり、社内に新たな風が吹き込んできたこともメリットの一つだと言います。

●自治体の事例

自治体のAI導入事例をまとめたカオスマップを公開!

・東京都足立区

東京都の足立区はこれまで、保育に関わる税申告の処理や申請が一時期に集中することに悩まされていました。しかし、デジタル技術に詳しい職員がいないことで新しい技術導入に足踏みしていたとのこと。
そこで、ソフトバンクの全面的なバックアップを受け、RPAとAI-OCRを導入し、実証実験を行いました。対象としたのは定型作業とルールのある業務で、6業務において年間約1400時間もの削減が見込まれるという結果になりました。6業務は以下の通りです。

  • 公的年金の支払い報告の処理
  • 区民税・都民税の申告書データ入力
  • 児童育成手当現況届の処理
  • 職員の通勤届の処理
  • 給与所得者の異動届の処理
  • 保育士節利用申込書の処理

さらに時間削減効果だけでなく入力ミスの削減にも期待が寄せられています。専門知識のある企業がバックアップすることで、最適な導入を検討できる前例となっています。

・東京都港区

東京23区において、初めてAI-OCRとRPAが連携したシステムを導入した自治体が港区です。「ちぃバス」と呼ばれるコミュニティバス運用の際、障がい者や妊婦、高齢者が使用できる無料の乗車券をデータ入力・管理するために導入しました。このシステムによって年間900時間もの業務時間を削減することに成功し、自治体による先進的な試みとして知られています。

他にも、区の内部業務に人がパソコン入力行う転記作業にも活用されており、今まで2時間かけて行っていた作業を15分に短縮。産前産後家事・育児支援サービスの申請受付処理業務や、職員の勤怠管理、保育園の入園業務、介護保険審査業務など11もの業務に導入されました。これによって、バラバラの用紙だった申請書を統一したり、繁忙期の負担が減るなど多くの声が挙げられています。

・岩手県久慈市

職員が減少し続ける自治体でも、業務の効率化が重要な争点になっています。新型コロナウイルス感染拡大によって、新しい働き方を模索する上でも大事な要素です。そこで岩手県久慈市は2020年7月にAI-OCRとRPAの導入を開始。今までの作業時間を約8割も削減することに成功しました。

久慈市では、年間約2万件もの給付があるふるさと納税の申請書を読み取るOCR処理システムを導入し、膨大なアンケート内容のデータ化と集計業務をAI-OCRとRPAで自動化。ふるさと納税では月約78%、アンケート関連業務は83%もの作業時間が削減できました。

将来的には、システムを使ってテレワーク可能な業務の領域を広げることを視野に入れ、ニューノーマルの働き方を模索中です。

■OCRとRPAの連携でビジネスの効率化をはかろう!

OCRとRPAの連携システムは、紙業務が多い職場では特に効率化が進むでしょう。導入の際は、読み取り精度の高さ、セキュリティ、サポート体制が万全であるかどうかがポイントとなります。

また、新しいデジタル技術を導入する際、「システムを導入する」ことが目的化してしまい、実際に作業効率につながる検証が疎かになりがちです。自社内で効率化できる業務があるか、導入の費用対効果をしっかり見極めましょう。

AIsmilyでは、G検定保有のコンサルタントがOCRRPAの活用相談を無料で承っております。各種比較資料もお配りしておりますのでお気軽にご相談ください。

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