月次決算が早期化され、ペーパーレス化による作業時間短縮で「経営への提言」が視野に

株式会社カタログハウスについて

株式会社カタログハウスは、通販生活という雑誌を主媒体とする、通信販売業界トップクラスの企業です。
50～70代の購読者を中心に年4回約120万部を発行し、量販店に出回らない生活に役立つアイテムを多数取り揃えています。
取り扱うのは、家庭の雑貨から食品、化粧品、健康器具など多岐に亘り、高品質・高付加価値製品を厳選することで、多くのお客様から長年ご愛顧いただいています。

紙でのやりとりを基本とした業務フローを見直し、
「月次決算の早期化」へ

従来の請求書業務は、月末までに各拠点や部署に届いた請求書を、翌月10日までに経理に送り、経理が内容を精査したら会計ソフトに入力するフローでした。
全社分まとめて処理するので、経理に届いてからの作業ボリュームが大きいのはもちろんですが、取りまとめるのに時間がかかっていたことも悩みの種でした。
遠方にある拠点とは社内便を使って発送してもらうのですが、後から「やっぱりこれも追加です」なんてこともよくあり、必ずしも毎月10日から開始できる訳ではなく、最終的な月次決算が締まるのは翌月下旬、または翌々月初になってしまうこともありました。
また、各部署や拠点では紙の原本を経理に送るので、後から自分たちでも確認ができるよう、原本発送前に控えを取って綴っておく…といった作業も併せて発生していました。
こういった紙でのやりとりを基本とした業務フローを見直し、作業に追われるのではなく、分析に時間を割き、資金の管理という重要な業務を担う経理だからこそできる「経営への提言」を目指そう、という目標を立てました。
そこでまずは、これまで使用してきた属人的で複雑な科目体系を見直すところから着手し、のちにコンサルタントの方から紹介していただいたのがinvox受取請求書でした。

invoxをフル活用し、請求書処理の作業時間を大幅に短縮

invoxの基本機能である、振込データ・仕訳データの自動生成に加えて、pring法人送金で振込情報を連携したり、スキャンサービスを利用することによって月あたりの作業時間は20時間も削減できました。実はinvoxはまだ一部の部署や遠方拠点などでのトライアル稼働なのですが、それでもこれだけの時間が削減できています。これはすごい効果だと思います。
導入して良かったことや感動したことは沢山ありますが、大きくは経理への集約タイミングが早まったことです。遠方拠点で受け取った請求書も、メール取り込みの機能を使いながら、各拠点の複合機でスキャンをするだけでアップロードが完了します。アップロードされた請求書は、クラウド上でいつでも検索ができますから、都度コピーをする必要がありません。
その後データ化された情報は、経理が画面上で確認をして、承認を回せば仕訳データと、振込データが自動生成されます。このように入力やコピーなど、作業そのものが無くなった工程が多く、結果として作業時間の削減につながっています。

ユーザ視点の画面構成と安心のサポート体制、
invoxの利用を通じて見つけた新たな改善点

invoxは直感的に操作できるシンプルで優れたＵＩで、非常に好感を持っています。一方で社内には、システムそのものが苦手な人や、マニュアルを探すのも嫌がるせっかちな人など、invoxを上手く扱えない人もいます。でもそんな時はチャットで問い合わせれば、すぐに的確な回答を得られる。このサポート体制はとても有難いです。
また、新たな課題に気付けたという点も大きなメリットだと考えています。取引先の中には、月に何通も納品書や請求書を郵送してくる先がありました。スキャンセンター宛てに送られてくる郵送物は、invox上にアップロードされて初めて認識をしますから、その際に「この取引先は月に何通も分けて送ってきているな」、「納品書と請求書を別で郵送してきているのだな」ということに気付くことができました。そこで、取引先に対してまとめて送付してもらえないかと依頼をして、お互いにとって無駄のない状態にできました。こうやって長年、何も疑わずにやってきた業務の中に効率化のヒントを得られたのはinvox導入によるメリットだと思います。

経理業務の課題を整理し、目指すは「経営への提言」

今はトライアル稼働ですが、折をみて全社稼働まで一気に進めていきたいです。
私を含めて、経理の方は同じ仕事をコツコツ、丁寧にやることが得意で、好きな人たちだと思います。その一方で、新たな体制や方法に抵抗感が強く、今ある課題に気付きづらいという側面もあるかと思います。
トライアル期間の今は、invox受取請求書を利用する中で得られた気付きや課題を整理しつつ、目標に掲げた「月次決算の早期化」と「経営への提言」の実現にむけて進めていきたいと考えています。