単なる「ツール」から「良き相棒に」！69%の職員が満足した我孫子市様のChatGPT活用方法とは？

業務上で直面した課題

公開されている条例や規則など、合計1,078ファイルもの文書をアップロードし、その中から必要な情報を効率的に検索・要約する手間がありました。また、国から送られてくる仕様書などの文書の要約にも時間と労力がかかっていました。
一部の 行政職員はExcelやWordを使用する業務が非常に多いものの、VBAなどのコードをゼロから書いて修正する作業に平均して2時間も要するなど、定型業務の効率化が求められていました。

製品を知ったきっかけ、導入した決め手

Crewにはアカウント管理機能やセンシティブ情報のアラート機能、及びセンシティブ情報が打ち込まれたチャットの閲覧機能などが備わっており、非常に有能なサービスだと感じました。
今後このようなサービスをより幅広く庁内に展開していく場合、質問した人を特定できるようにしておくことが必要だと思っていますし、アラートについては、例えば市民の方からの問い合わせに対するメールを生成AIで考案する際、誤って個人の氏名をそのまま貼り付けてしまう可能性もあるので、画面上でアラートが上がり別の文字列に自動で変換してくれるのは安心感があって良かったです。

導入した成果や感想

Crewを導入した我孫子市では、国からの仕様書を要約して問い合わせメール対応に活用したほか、「決裁を電子化する際に留意する点を教えてください」といった質問に対して関連情報を効率的に得るなど、情報収集の迅速化を実現しました。
他にも、複数のExcelファイルをまとめるVBAコードの作成をCrewに依頼し、エラー修正を繰り返しながら完成させることで、従来の3倍の速さで業務を進められるなど、実務における大幅な効率向上が見られました。

Crewを利用した職員にアンケートを実施し、回答の精度が適切であるか確認した結果、職員の68%が「回答は適切だった」と回答しました。もちろん最終的には人間の目で最終確認を行う必要がありますが、情報を一から調べるよりも、Crewが数秒で回答を一次生成してくれることは非常に便利に感じました。また、「Crewが業務効率化にどれくらい貢献しますか」と尋ねた所、69%の職員が「業務効率は上がる」と回答しました。「検索結果が文章でわかりやすく詳しく記載される。」といった意見や、「専門的な知識がない市民などへの説明文章を作成する際に活用できる」という声をいただいており、情報の検索や外部向けの通知文作成などで幅広く庁内に展開できると思います。