ChatGPTで行政職員の業務の効率化。関連業務時間を従来比で9割削減！

業務上で直面した課題

特に会計関係の書類はページ数が多く、印刷すると約10センチの高さになります。このような書類については、読み込みや該当箇所の検討に数分かかることもあれば、場合によっては1時間以上かかることもあります。この時間のかかり具合が、業務の効率化において大きな課題となっています。

製品を知ったきっかけ、導入した決め手

組織内の複数のドキュメントを参照して文章を生成するサービスの活用を検討していたところ、Crewを検証させていただく運びになりました。
また、親会社が国内の金融機関（マネックスグループ：8698 (TYO)）で、金融機関にも導入されていることからセキュリティ面でも安心感がありました。
自治体が利用できるサービスの中では、Crewは管理画面にある機能も豊富で、NGワードの登録など充実した基本機能が揃っていると感じております。

導入した成果や感想

Crewがアップロードした書類の中から、質問の該当箇所をリストアップし数秒や数分で回答してくれました。
さらに参照元の条文も引っ張ってくれて数秒〜数分で完了して、時短になりました。これは、一人あたりの職員の関連業務時間を従来比で9割ほど省略できる見込みになります。

他にも、資料作成の時間も大きく減ったように思います。従来なら、作りたい資料があったら、参照する資料を選んで中身を検索し、より精査して、資料作成に役立てる構想を考えるため、検索１時間・精査１時間で合計2時間ほどを費やしていました。それをCrewで聞くと、該当箇所を特定し参照して文章生成してくれるので、案件によっては2時間の資料作成時間がたった数十分にまで大きく短縮されました。もちろん最後に確認するのは人間が行いますが、着手の手がかりを掴んだりポイントをまとめたりすることにとても効果的だと思います。

Crewに付属する便利なプロンプト※のテンプレートがあり、活用いたしました。他のサービスですと、プロンプトは自分で探す必要があったり別画面からコピペしなければいけなかったりしましたが、Crewだと画面内に用途別に収まっていて、ワンクリックでプロンプトを適用できるので、手軽に活用できました。

‍自分たちでもプロンプトと呼ばれる聞き方を工夫しました。生成AIを本当に業務で活用するためには、プロンプトが生成される回答の質の良し悪しの決め手になります。
指示を出す側の人間もAIに慣れ、AIが回答しやすいような命令手法を習得する必要がありますが、Crewだとデフォルトで複数テンプレートが入っているので、試してみたい人には簡単にできると思います。