Excelで作成するよりもずっと簡単にインボイス制度の要件に則った請求書が発行できるようになった

株式会社ポーラ・オルビスホールディングスについて

株式会社ポーラ・オルビスホールディングスは、基幹ブランドのポーラ、オルビスを中心に、海外ブランドのジュリーク、育成ブランドのTHREE、ディセンシア等、個性豊かなブランドをグループに複数擁する純粋持株会社です。
1929年に創業されたポーラを中心に、常にお客さまに寄り添い「独自価値」を提供することをグループの使命としております。

「感受性のスイッチを全開にする」を企業理念に掲げ、常に革新を追求しています。グループの研究所では、皮膚科学、バイオテクノロジーなどの分野で最先端の研究が行われており、その成果を製品開発に活かしています。また、顧客の声を真摯に受け止め、ニーズに応じた製品改良や新製品の開発を心がけています。

さらに、私どもはグループの強みと連動した「先端技術・サービスによるQOLの向上」、「地域活性」、「文化・芸術・デザイン」、「人材活躍」、「環境」を軸としたサステナビリティプランを策定し、多方面でのサステナビリティ活動を推進しています。よりよい社会のために、当社グループならではの取り組みで新たな価値を創造していきます。

これからも世界中の皆様に愛されるブランドであり続けるため、常にお客さまの期待を超える独自価値を提供し続けてまいります。

トライアルで体感した使いやすさと
安価さで迷わずに導入を決定

検討当時、インボイス制度と電子帳簿保存法の改正をきっかけに社内でワーキンググループを立ち上げて、対応に向けて動いていました。
当社では、各部門がそれぞれ異なるフォーマットのExcelで請求書を作成し、発行していました。作成する請求書の大半は各事業会社のサービス利用料などを立て替えた分の請求書でしたので、インボイス制度の要件に合わせて立替先の登録番号を1件ずつ手作業で修正しながら作成したり、各部の請求書フォーマットを法要件に合わせて管理することは現実的ではないと思いました。そんな矢先に、invox電子帳簿保存を検討していた社内の担当者からinvox発行請求書を紹介してもらい、早速トライアルを開始しました。

トライアルで実際に利用してみたところ、綺麗に整った請求書が思っていたよりも簡単に作成できて驚きました。invox発行請求書はインボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応して、保存もできますし、それでいてコストメリットもありましたので、invox電子帳簿保存と併せて導入を決めました。

簡単操作と使いやすいインターフェース、
充実したサポートで請求書作成が迷わずスムーズに

導入時は、現場担当者に向けた操作説明会を複数回開催しました。一度説明してしまえば、各担当者で迷わず請求書作成ができ、社内の担当者からは「Excelで作成するよりもずっと簡単」と評判がとてもよかったです。
導入サポートパックは使わずに設定を進めたので、ワークフロー機能の理解には少し時間がかかりましたが、invoxの担当者がWEB会議で画面を投影しながら丁寧に説明してくれましたし、ちょっとした不明点はチャットですぐに回答がもらえるので、スムーズに導入準備が進んだのも好印象でした。

当社が作成する請求書は毎月同じような内容のものが多いため、コピーして新規作成できる機能はとても重宝しています。得意先マスタでは、部門やプロジェクトなどの細かい条件を設定して、送付先を切り替えることができましたので、案件によって送付先が異なる場合でも効率的に請求書発行業務ができるようになりました。

以前は請求書に押印が必要でしたが、新型コロナウイルス蔓延をきっかけにリモートワークが普及したため、押印業務を廃止していました。その影響で、内部統制がうまく効かず自由に請求書が作成されてしまうのではないかと懸念していましたが、invox発行請求書を通して作成するフローへ変更した後は、そのような懸念もなくなりました。
今回のインボイス制度対応で、きちんと法要件に則った請求書を発行できるようになっただけでなく、請求書を一元管理できるようになり、ユーザーの工数削減に寄与できたのは嬉しい効果だったと思います。

さらなるinvoxの活用で、海外インボイスの作成と
計上業務の効率化を目指す

現在は当社で発行する請求書は全てinvoxを使用していますが、将来的には海外インボイスの作成にも活用したいと考えています。また、請求書作成と送付の効率化にとどまらず、invox発行請求書の活用を拡大し、仕訳情報を会計システムへ連携する仕組み構築に向けて現在動いています。また、今回の当社の導入を受けて、他のグループ会社でもinvox発行請求書の導入を検討しており、Excelで作成し、手作業で郵送やメール送付を行っている状態から脱却したいと考えています。
invox発行請求書での請求書作成に切り替えることができれば、ペーパーレス化とさらなる業務効率化ができるのではないかと期待しています。