請求書提出のための「出社」と「入力作業」がほぼゼロへ

突然の在宅勤務移行。
「紙」中心の経理部門の苦悩とチャレンジ。

株式会社ビジネス・ブレークスルーは「世界で活躍するリーダーを育成する。」をミッションに、幼少期からビジネスパーソンまで生涯にわたるリカレント教育を提供する企業です。

2020年4月の緊急事態宣言の際、全社で在宅勤務体制に移行となりました。
他事業部はほぼ、在宅勤務に切り替えて業務ができたのですが、私たち経理部は、お客様から紙の請求書が届く関係上、なかなか在宅勤務ができない状況にあったのです。
会社として、経理部の在宅勤務をどうやって構築していくか…というときに、最初はシステムの導入を考える余裕がなく、まずは現場でどういうオペレーションができるのかと、そのオペレーションで在宅勤務が可能か、ということを模索しました。

手始めに、取引先から請求書をPDFで送ってもらうようにし、それらをネットワークの共有フォルダにアップロードするという運用を行ってみました。
ですが、その共有フォルダにアクセス権限があるスタッフであれば誰でも請求書をアップロードできてしまい、従来であれば担当者が受領した後、発注内容と照合して、部門長が承認・押印したものを経理へ提出する、という承認フローの統制がきかなくなってしまったのです。
それを踏まえ、共有フォルダにアクセス権限を設定し、決裁者しかアクセスできないようにしてみましたが、部門長の負担が大きくなってしまい、結果として請求書の提出期限に対しての問題が出てきてしまいました。

そのため、改めてシステム導入を検討し始めたのです。

サービスとして必要な要件を満たし、
且つスピーディーに導入できたのが、肝（キモ）。

システム導入するにあたり、複数のサービスを検討した上でinvoxを選びました。

理由としては、まずAI OCRとオペレーターの確認が併用できたことです。
AI OCRに対して、精度面を含めイメージがつきにくかったこともあり、オペレーターの確認も依頼できるという点が安心でした。
また、月次決算の締めが非常にタイトなため、オペレーターの確認が最短1営業日で完了するという部分も大きかったです。

併せて、紙の請求書の「スキャン代行サービス」を行っていることと、初期コストがリーズナブルな点。
そして当社の場合、個人事業主である講師の方々とのお取引が多いため、源泉徴収が発生する請求書が非常に多いのですが、invoxは源泉徴収に対応していることもポイントでした。
また、パッケージ製品になってしまうとカスタマイズが難しいですが、invoxではカスタマイズを相談できるところも魅力に感じました。

それらに加え、“2カ月”という短期間で導入準備ができたことです。
2021年1月から導入プロジェクトが始まり、3月から一部の部門へのテスト導入を開始。
4月の月次決算分からは、全事業部門での導入が実現できています。

導入前の課題はほぼ100％解決。
「出社」と「入力作業」はゼロへ。