入力作業に費やしていた時間がゼロになり、
チェック業務に時間を使えるように

株式会社ビューティガレージについて

株式会社ビューティガレージは、2003年に業界初となるプロ向けオンラインショップ「BEAUTY GARAGE Online Shop」を立ち上げ、プロの美容サロン向けに器具、消耗品等の販売を行っています。また、現在は物販だけではなく、開業・経営支援まで事業領域を広げています。
「美容業界を変える」という企業理念のもと、常識にとらわれない事業・サービスで美容業界の発展への貢献を目指しています。

いくつもの手入力作業に時間を奪われ、
チェック業務の確保が困難に

請求書を受け取ってから支払いを進めるまでの過程で、人の手による作業がいくつも発生していました。
取引先からは紙（郵送）をはじめとして、PDFデータやWebダウンロード等、様々な形式で請求書が届きます。
本社に届く請求書は東西の物流センターに届く納品書と照らし合わせるため、請求書をスキャンしてPDFデータ化、ファイルサーバーへ保管して共有していました。
さらにファイルサーバー上では、仕入先コードと仕入先名が付されたファイル名で保管するとともに、銀行マスタデータと並び順をそろえるため、請求書のファイル名を全て手入力で編集していました。

また、支払一覧表を作成する際も、エクセルへ手入力を行っており、誤入力をチェックするため複数人で確認をしていました。
事業の成長にともなって年々取引量が増える一方、増員していなかったため、メンバーの業務負荷が上がっている状況でした。そのため請求書の受取から支払までの業務は、期限に間に合わせることが中心となってしまい、チェックする時間の確保が困難になりつつありました。

そんな時、知人の公認会計士にinvoxを紹介され、類似するいくつかのサービスと比較しながら検討を進めていきました。
invoxを選んだ点はユーザーインターフェースが見やすく操作性が良かったこと。
また、トライアル期間中に求めていた機能が追加されるなど、開発スピードの早さを感じ導入を決めました。導入を決めてから実際に運用できるようになるまでのスピードが早かったことも大変ありがたかったです。

入力作業に費やしていた時間がゼロになり、
チェック業務に時間を使えるように

invoxによって今まで手作業で行っていたファイル名の変更、エクセルへの入力作業をゼロにできました。
取り込んだ請求書はファイル名が自動的に変更され、ワークフロー機能によって複数人でのチェックもスムーズに行えます。さらに支払に必要な帳票はinvoxから出力するだけでできあがりました。
多くの手入力作業を自動化することで、受取請求書周りの処理に要する時間をこれまでの2/3程度への短縮に成功。
確保できた時間をチェック業務に使えるようになりました。

また、今まで販管費の費用計上をする際、起票者が変わると使用される勘定科目などが変わってしまうことがありましたが、invoxの仕訳辞書機能を使うことで、担当者が変わっても一貫して同じ処理がなされるようになり、比較性の確保と処理の属人化防止にも役立っています。

invoxを全社展開し、より効率化を図っていきたい