初期費用なし、利用者数が価格に影響しない、低コストで無理なくはじめられる電子帳簿保存法対応

株式会社ディークエストホールディングスについて

株式会社ディークエストホールディングスは、＜内部通報事業＞＜コンプライアンス調査＞＜不正対策教育＞の3つを柱に、“人に起因する企業統治上のリスク”へのソリューションを提供する、企業リスクコンサルタント事業を行っています。

当社の事業内容の関係上、法律改正には日々気を配って情報収集しています。それらの一環として、この度の電子帳簿保存法の改正を知りました。
私自身が情報システム部のマネージャーも兼ねているため、改正電子帳簿保存法に対応するシステムやサービスについて調べていく中で、invox電子帳簿保存を見つけたのです。

“コンパクト”に“無理なく”法対応を実現するために

各社のサービスを比較検討していく上で、法改正に対応したシステムであることはもちろん、当社は数十名ほどの組織のため「身の丈に合ったサービスであること」ということもポイントでした。

まずは検討の上で１番重要であった費用面で各社サービスをスクリーニング。その上で実際に運用に足るかどうかを確認する、という流れで比較検討を進めていきました。

その点、invox電子帳簿保存の魅力は、まさに低コストであること。
アカウント利用者数が価格に影響しない、という料金設定で、その上初期費用もかかりません。
また、機能面についても、実際の環境でトライアルをしたうえで導入を決めることができます。
当社でも一通りトライアルを試し、これならば利用できそうだ、ということを確認した上で導入を決定できました。

「導入メリット」を示し、社内の理解を得ることが、
スムーズな運用開始のカギ

今回の改正電子帳簿保存法の大きな特徴としては、関わる部門や担当者が多いことが挙げられます。
そのため、まずは「電子取引情報をinvox電子帳簿保存へ保管する」という取り組みについて、社内で必要性を理解してもらうことが重要でした。

この作業自体、今までは“やらなくて済んだ”作業のため、まずは「何故これをやらなければならないか」をきちんと説明する場を設けました。その上で、ペーパーレスの推進によるメリットを社内共有しました。
当社では、請求書・領収書を中心に保管を進めていたのですが、今までであれば取引先からメールなどで書類を受領し、それらを印刷後、担当者が押印してから上長承認を貰い、書類に日付を記載した後で経理へ提出する、という流れで処理をしていました。
その点invox電子帳簿保存を利用すれば、それらの処理が全てオンラインで完結できます。

また、紙保管の場合は保存する上で物理的な「スペース」が必要になりますが、電子保存ができれば不要になります。
作業の必要性と中長期的に考えて早めに対応するメリットがあるということをあわせて社内に説明することで、 浸透を図っていきました。

検索性とデータ共有の実現から感じる、
効率化への「兆し」

2022年1月より利用開始という、スタートして間もない状況ですが、１ユーザーとして利用する中で「検索ができる」という部分に大きな効果を感じています。
今までであれば、“書類を探す”という作業に多くの時間がかかっていましたが、完全に解消されました。

そしてこれらの書類が「部門内で共有できる」ことも効果を感じるポイントの１つです。
当社の処理フロー上、担当者が書類を印刷して経理に提出してしまうと、「提出した本人」と「経理」でしか書類情報の共有ができませんでしたが、invox電子帳簿保存の導入により、部門内で書類情報を共有できるようになりました。各自の担当案件で発生している費用の確認や、どういった取引があるのかなど、すぐに検索・確認ができるので、業務の属人化を防ぐ意味でも大きな効果があるのではないかと期待しています。

また、2021年11月からinvox電子帳簿保存の導入検討を始めたのですが、2022年2月現在までの短い期間で様々な機能改善がなされています。例えば外貨対応ができるようになっていたり、細かい使い勝手や機能が使いやすくなっているなど、日々サービスの成長を実感しています。
現在は電子取引データから保管を進めていますが、ゆくゆくはinvox電子帳簿保存を使い、紙書類の電子化も検討を進めています。
サービスの利用範囲を拡大していく中で、当社からも機能面での要望やフィードバックをしながら、ぜひ当社とinvoxが共に成長していけるとうれしく思います。