仕訳辞書で7~8割は仕訳が自動生成され、
月次の請求処理が1営業日短縮

「現場の負荷を最大限減らす」
をモットーにしたミニマムスタート

2020年の8月頃からシステム検討を開始し、2021年の8月に導入のスタートを切りました。
全国各地に30以上の部門が存在するため、Deepwork社にも相談、協力をしてもらいました。
現場スタッフ向けの説明会の開催や、現場ごとに実際の環境でのテスト運用をしてもらい、意見を吸い上げ、本運用の前段階での現場へのシステム浸透に一番時間をかけて丁寧に進めてきました。
そのおかげで、現場からの反発もなく「業務が楽になった」という高評価をたくさんもらうことができています。
2021年9月下旬より、営業以外の部門についてもinvoxへの移行を進めており、説明会の実施や、テスト用環境での練習をしてもらっている状況です。

無理やり全社一斉でのスタートを選択しなくて済んだことも、現場負荷を減らす上ではとても重要でした。
新しいシステムを導入すると現場も混乱し、経理も混乱して結果決算そのものが遅れてしまう、というようなケースはよく耳にしますが、今回invoxの導入では決算に影響を与えるようなトラブルはありませんでした。
現場にも楽しんでinvoxの導入をしてもらえているな、と思っています。
システムを導入する際、運用に関わる現場の方が抵抗感が障壁になることも多いと思いますので「実運用者がきちんと使いやすい」というのは、重要なポイントだと改めて感じています。

大切なことは「現場にも」「経理にも」
メリットがあること

現場としてはスキャンをして取り込むだけでデータ化ができますので、入力工数そのものが削減できています。
さらにワークフロー機能で上長承認までできることによって、請求書の処理そのものをinvox内で完結できますし、仕訳辞書を設定をしておくことで目視で内容を確認するだけで済むような請求データも多く、現在7割～8割は仕訳辞書で自動的に仕訳が作成できています。

何より経理部門として1番効果を感じているのは、月次の請求処理が1営業日ほど短縮できたことです。
今までは、受領した請求書を郵送する必要があり、早いタイミングで受領した請求書であっても月末付近で一気に処理をし、郵送するという流れだったのですが、invoxを導入してからは手元に来た請求書からその都度アップロードしてもらえるようになったため、処理の出だしが随分と速くなった印象です。

また、実際導入をしてみて、請求書の全ての情報がシステムで一元管理されている効果を感じています。請求データと相対するはずの請求書が紙のため別々の管理にせざるを得ない、ということになりがちだったのですが、システムの中を確認すれば会計処理に必要な情報が網羅されており、検索の時間も削減できました。

invoxを通じて、現場と経理、いずれか一方だけにメリットがあるシステムではなく「現場も経理も」双方にとってメリットがあるシステムであるということこそ、本当の意味での効率化に繋がっていくのではないかと思っています。